Договор между управляющей организацией и ресурсоснабжающей организацией: Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией

Содержание

Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 162 «Договор управления многоквартирным домом» ЖК РФ
(В.Н. Трофимов)По мнению суда, сославшегося на ч. 2, 3 ст. 162 ЖК РФ, управляющая организация должна заключить с ресурсоснабжающими организациями договоры на приобретение всех коммунальных ресурсов, предоставление которых возможно исходя из степени благоустройства многоквартирного дома. Заключение управляющей организацией соответствующего договора поставки коммунальных ресурсов обусловлено наличием у нее цели оказания собственникам жилых помещений в многоквартирном доме коммунальной услуги в соответствии с жилищным законодательством и договором управления. Получение хозяйствующим субъектом в установленном законом порядке статуса управляющей организации влечет за собой возникновение у нее статуса исполнителя коммунальных услуг с неотъемлемой обязанностью по предоставлению коммунальных услуг конечным потребителям и расчетом за коммунальные ресурсы с ресурсоснабжающими организациями.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 4 «Жилищные отношения. Участники жилищных отношений» ЖК РФ»Правоотношения по поводу оказания коммунальных услуг в жилых домах регулируются жилищным законодательством (ч. 2 ст. 5, п. 10 ч. 1 ст. 4 ЖК РФ). Как следует из ч. 1, 2, 12, 15 с. 161, ч. 2 ст. 162 ЖК РФ, п. 13 Правил предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 06.05.2011 N 354 (далее — Правила N 354) предоставление коммунальных услуг гражданам, проживающим в многоквартирном доме, должно обеспечиваться одним из способов управления таким домом. При выборе собственниками способа управления товарищества собственников жилья, управление управляющей организацией, последние несут ответственность перед ними за предоставление коммунальных услуг и должны заключить договоры с ресурсоснабжающими организациями, поставляющими коммунальные ресурсы, необходимые для предоставления коммунальных услуг.»

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией

Нормативные акты: Управляющая компания обязана заключить договор с ресурсоснабжающей организацией

Официальный сайт МУП «РМПТС» | Для потребителей

Ресурсоснабжающая организация (РСО) — важный участник рынка коммунальных услуг. Блага современной цивилизации, обеспечивающие комфорт наших жилищ, будь то вода, тепло, газ или электрическая энергия – это все обитателям многоквартирных домов (МКД) предоставляет РСО.

Что же представляют собой РСО? Многим данный термин неизвестен, и люди ошибочно полагают, что за подачу теплоэнергии и воды в дома отвечает представительство управляющей компании. Ресурсоснабжающие организации являются и производителями необходимых ресурсов, и их поставщиками. Приведем примеры. Городской водоканал направляет воду по трубам в дома. Соответственно, открывая в своем доме кран, мы пользуемся холодной водой. За горячую воду и отопление отвечает МУП «РМПТС».

Оплата их услуг производится в соответствии с действующими ценами. Тарифы ресурсоснабжающих организаций для каждого российского региона различны.

Когда поставщик воды, газа, электроэнергии, тепла может выступать в роли исполнителя коммунальных услуг (КУ)?

В настоящее время многоквартирными домами управляют:

товарищества собственников жилья или иные кооперативные объединения;
управляющие компании;
непосредственно владельцы недвижимости.

В последнем случае, когда один собственник выступает от лица всех жильцов (это также может быть доверенное лицо), исполнителем коммунальных услуг становится ресурсоснабжающая организация.

Иные ситуации, когда эти же предприятия выступают в роли поставщика КУ:

собственники еще не определились со способом управления;
предыдущий метод руководства прекратил действовать, а новый (УК или ТСЖ) еще не выбран. В промежутке между этими событиями РСО превращается в исполнителя КУ.

В Постановлении Правительства РФ № 354 перечислены правила, при которых ресурсоснабжающие организации могут стать поставщиками коммунальных услуг (КУ).

Может ли ресурсоснабжающей организацией быть управляющая компания (УК)

Управляющая компания – это юридическое лицо, которое эксплуатирует, управляет и содержит жилые дома в соответствии с договором, подписанным между ней и владельцами квартир. Иными словами, УК выступает как посредник, который аккумулирует средства собственников, чтобы оплачивать услуги, предоставляемые ресурсоснабжающей организацией.

Управляющая компания – это исполнитель КУ и подрядчик пользователей. РСО – это субподрядчик на основании заключенного между УК и РСО договора.

Помимо этого, управляющая компания занимается обслуживанием общего имущества, составляет план ремонта, проводит его и эксплуатирует здания. На основании всего вышесказанного ресурсоснабжающая организация не может быть УК, поскольку имеет право осуществлять лишь один вид деятельности и не должна заниматься общим руководством жилых объектов.

Вместе с тем РСО и потребители могут рассчитываться напрямую. Это не мешает управляющей компании выполнять свои функции. Допускается также прямой договор собственника с ресурсоснабжающей организацией на оказание услуг.

Имеет ли собственник право заключить прямой договор с ресурсоснабжающей организацией?

По плану потребителям можно будет заключать прямые договоры с ресурсоснабжающими организациями в 2017 году. Оформлять подобные соглашения будет разрешено в ряде случаев:

если услугами пользуется владелец частного жилого помещения;
если общее собрание жильцов выберет вариант непосредственного управления. Обычно эта форма удобна для небольших домов, количество квартир в которых менее 16;
если пользователи – собственники нежилых помещений в МКД;
если у ТСЖ или УК будут задолженности перед РСО, сумма которых превысит стоимость услуг за три расчетных периода;
в промежуток времени, когда договор между исполнителем КУ и потребителями прекратит действовать до момента вступления в силу нового соглашения.

В ряде этих ситуаций у собственников жилых объектов есть возможность заключать прямые договоры и проводить непосредственный расчет с ресурсоснабжающими организациями.

Вместе с тем в данном вопросе есть как плюсы, так и минусы. Вот основные преимущества такой схемы.

Отсутствуют расходы на содержание УК.
Коллективной ответственности нет. На собственнике, своевременно оплачивающем КУ, задолженности недобросовестных соседей не сказываются.
Возможность привлечения подрядных организаций по обслуживанию жилья на краткосрочный период. За счет этого реально достичь значительной экономии, так как все компании конкурируют друг с другом, а потому стремятся предложить наиболее выгодные условия.

В числе недостатков заключения прямых договоров между ресурсоснабжающими организациями и пользователями можно отметить следующие:

Снижается эффективность управляемости МКД. Чтобы решать важные вопросы, потребуется проведение общих собраний, которые могут не привести к согласию между всеми участниками.
Невозможность выполнения капремонта в доме с привлечением финансов, предоставляемых Фондом содействия реформированию ЖКХ.

Как взаимодействует управляющая компания и ресурсоснабжающие организации

Многие владельцы жилых помещений в МКД не знают о взаимодействии управляющей компании и ресурсоснабжающей организации. Именно УК, являясь представителем собственников квартир, заключает договор с поставщиками на оказание услуг. Контракты подобного рода обязательно содержат в себе указание срока и тарифов. Данные документы не следует путать с теми, что оформляют между собой жильцы и управляющая компания.

В сотрудничестве УК и РСО есть множество плюсов, однако имеются и минусы. Далеко не все собственники жилья без задержек вносят оплату за коммунальные услуги. Поскольку УК, представляя владельцев, прописывает обязательство о своевременном расчете за потребленные ресурсы и прочий сервис, то в случае неуплаты несет ответственность.

При росте сумм непогашенных обязательств ресурсоснабжающее предприятие имеет право вызвать УК в суд и взыскать с нее задолженности. Множество управляющих компаний имеет дело с приставами-исполнителями, а в дальнейшем становится банкротом. Именно поэтому, отвечая за весь МКД, УК, безусловно, рискует.

Переход на прямые договора — Физическим лицам

В связи с изменениями жилищного законодательства с 03.04.2018 собственники помещений в многоквартирных домах (МКД) наделены правом перехода на прямые договоры — договоры, содержащие положения о предоставлении коммунальных услуг — с ресурсоснабжающими организациями (РСО).

Одновременно ресурсоснабжающим организациям также предоставлено право одностороннего отказа от заключенного с исполнителем коммунальных услуг (управляющей компанией, ТСЖ, ЖСК и т.п.) договора ресурсоснабжения и заключения прямого договора с каждым собственником помещения в многоквартирном доме.

Односторонний отказ РСО от заключенного с исполнителем коммунальных услуг договора допустим при наличии у последнего задолженности, равной или превышающей две среднемесячные величины обязательств по оплате по договору ресурсоснабжения.

При переходе на прямые договоры отношения по поставке коммунальных ресурсов в помещения МКД возникают непосредственно между каждым из собственников помещений и ресурсоснабжающей организацией, минуя управляющую организацию дома.

Основания и процедура перехода на прямые договоры предусмотрены ст. 157.2 Жилищного кодекса РФ.

Для перехода на прямые договоры по инициативе собственников помещений МКД необходимо на общем собрании принять решение о заключении собственниками помещений прямых договоров непосредственно с ресурсоснабжающими организациями. В протоколе общего собрания собственников помещений также должна быть отражена дата перехода на «прямые» договоры.

При принятии соответствующего решения прямые договоры с каждым собственником помещения в МКД будут считаться заключенными с даты, определенной в решении общего собрания собственников помещений в МКД. При этом РСО вправе перенести указанный срок, но не более, чем на три календарных месяца.

Прямые договоры заключаются на неопределенный срок в соответствии с типовыми договорами, утвержденными Правительством РФ (а до их утверждения – в соответствии с нормами жилищного законодательства), при этом заключение договора в письменной форме не требуется (ч. 6 ст. 157.2 ЖК РФ).

Нормативно-правовая база:

Федеральный закон от 3 апреля 2018 г. N 59-ФЗ

Приказ Минстроя России № 44/пр

Постановление Правительства РФ от 13.07.2019 № 897

Типовой договор на оказание коммунальных услуг физическим лицам

Документы, необходимые для перехода на прямые договоры по инициативе собственников:

Алгоритм проведения общего собрания собственников помещений

Инструкция по оформлению протокола

Протокол общего собрания

Добро пожаловать в ПАО «МОЭК»!

О прямых договорах с ресурсоснабжающими организациями

При переходе на прямые договоры отношения по поставке коммунальных ресурсов в помещения многоквартирных домов возникают непосредственно между каждым из собственников помещений и ресурсоснабжающей организацией.

Инициировать процесс перехода к прямым договорам могут:

— жители многоквартирного дома, приняв решение на общем собрании собственников.

— ресурсоснабжающая организация, если у управляющей организации есть задолженность, превышающая размер средней оплаты по договору за два платёжных периода. В данном случае договор, заключенный между организациями, расторгается в одностороннем порядке и заключается новый договор напрямую с собственниками помещений без необходимости проведения общего собрания собственников.

Обращаем внимание, что в повестке общего собрания о переходе на прямые договоры между собственниками и ресурсоснабжающей организацией необходимо указать, на какие конкретно коммунальные услуги собственники будут их заключать.

Инициатор собрания должен будет не позднее чем через десять дней после проведения общего собрания собственников передать:

— оригиналы решений и протокол общего собрания собственников в управляющую организацию для последующей передачи в Государственную жилищную инспекцию на хранение;

— копии решений и протокол общего собрания собственников в ресурсоснабжающую организацию, в отношении которых принималось решение, и/или региональному оператору по обращению с твердо-коммунальными отходами.

Договоры считаются заключенными со всеми собственниками в многоквартирном доме одновременно с даты, определенной в решении общего собрания собственников (ч.7 ст. 157.2 ЖК РФ). Ресурсоснабжающая организация может перенести срок заключения договора не более чем на 3 месяца, известив об этом инициатора общего собрания собственников не позднее 5 дней с момента получения от него копий решения и протокола собрания.

Несмотря на заключение договоров поставки коммунальных ресурсов непосредственно с населением, у жилищных организаций остаются обязанности.

Помимо обязательной передачи ресурсоснабжающим организациям информации для осуществления корректных расчётов, управляющая домом организация при прямом договоре собственников с поставщиками коммунальных ресурсов должна:

— заключать договоры на приобретение коммунальных ресурсов для содержания общедомового имущества;

— проводить техническое обслуживание внутридомовых инженерных систем;

— принимать жалобы потребителей на качество коммунальных услуг, организовывать и проводить вместе с РСО проверки по таким жалобам, составлять акты проверок и фиксировать вред, причинённый имуществу и/или здоровья жителей дома ненадлежащим качеством КУ;

— контролировать качество коммунальных ресурсов и непрерывность их подачи до границ раздела внутридомовых и централизованных сетей;

— установить и ввести в эксплуатацию общедомовой прибор учета в течение 3 месяцев с момента, когда собственники на общем собрании собственников решили включить расходы на такие работы в плату за содержание жилого помещения.

Предписание Государственной жилищной инспекции Санкт‑Петербурга по заключению договоров ООО «Управляющая компания «ИСТ» с РСО было признано судом законным

Инспекцией 04.08.2016 на основании поступившего из администрации Фрунзенского района Санкт‑Петербурга обращения проведена внеплановая документарная проверка, в ходе которой установлено, что ООО «Управляющая компания «ИСТ» осуществляет управление многоквартирными домами по адресам: Санкт‑Петербург, улица Белы Куна, дом 26, корпус 5, литера А, Пражская улица, дом 5, литера А, проспект Славы, дом 30, корпус 1, литера А, Софийская улица, дом 23, литера А, Софийская улица, дом 23, корпус 2, литера А, Будапештская улица, дом 106, корпус 2, литера Б с нарушениями лицензионных требований, а именно: не заключив договоры на поставку коммунальных ресурсов с ресурсоснабжающими организациями.

По итогам проверки Инспекция выдала предписание, согласно которому Общество должно было осуществить действия по заключению договоров ресурсоснабжения с ресурсоснабжающими организациями.

Не согласившись с предписанием, Общество обратилось в арбитражный суд.

Решением от 25.04.2017 предписание было признано недействительным. Суд первой инстанции указал, что в отношении указанных домов договоры на приобретение коммунальных ресурсов заключены между ресурсоснабжающими организациями и ТСЖ (ЖСК), созданными в домах, здания обеспечены водой, теплом, электроэнергией, водоотведением, в связи с чем обязанность по заключению договоров у Общества отсутствует.

Инспекция подала на решение апелляционную жалобу в Тринадцатый арбитражный апелляционный суд.

Постановлением от 23.08.2017 апелляционная инстанция отменила решение суда первой инстанции и признала предписание Инспекции законным.

Арбитражный суд Северо-Западного округа в своем постановлении от 07.12.2017 согласился с выводами апелляционной инстанции, отметив, что управляющая организация обращается в ресурсоснабжающую организацию для заключения договора ресурсоснабжения в случае, если на такую управляющую организацию, в соответствии с договором управления многоквартирным домом, в том числе заключенным с ТСЖ, ЖСК, возложена обязанность по предоставлению потребителям коммунальных услуг.

Учитывая изложенное, в данном случае управляющая организация, являясь исполнителем коммунальных услуг перед жителями домов, неправомерно приступила к управлению многоквартирными домами без заключения договоров с ресурсоснабжающими организациями.

Качкаев: ресурсники не смогут сами изменять типовой «прямой» договор по коммунальным услугам

ФОТО: ТИМУР ХАНОВ / ПГ

Внесённый в Государственную Думу проект поправок в Жилищный кодекс не позволит ресурсоснабжающим организациям изменять типовой «прямой» договор, рассказал «Парламентской газете» заместитель председателя Комитета Госдумы по жилищной политике и ЖКХ Павел Качкаев.

Группа депутатов от «Единой России» внесла законопроект с изменениями в статьи 157 и 161 Жилищного кодекса 21 мая.

«В основном изменения касаются статьи 157, где зафиксированы случаи перехода на прямые договоры, — пояснил депутат. — Во-первых, мы уточняем, что переход на «прямые» договоры возможен только с даты общего собрания. Например, мы провели его 10 мая и определили, что переходим на «прямые» договоры. Сделать это «задним числом» больше не получится. Во-вторых, мы закрепляем сроки для управляющих организаций и ТСЖ по полному погашению долгов ресурсоснабжающим организациям, в действующей редакции эта формулировка размыта».

Поскольку договор между собственником и ресурсоснабжающей организацией публичный, то есть не требует подписей, возникла коллизия, которую также устраняет законопроект.

«Есть ссылка на типовой договор, который рекомендован Правительством. Но поскольку мы не ставим подписи и всех пунктов договора не видим, ресурсоснабжающие компании могут отступать от типового варианта и вносить свои изменения. В законопроекте мы чётко указываем, что стороны прямого договора не могут вносить изменения в типовой договор, рекомендованный Правительством», — сообщил Качкаев.

Ещё один немаловажный момент, по его мнению, касается индивидуальных тепловых пунктов, где идёт подготовка горячего водоснабжения. «Было много вопросов, что это горячее водоснабжение разбивается на две коммунальные услуги — тепло и воду из крана. Мы пытаемся решить и эту проблему, чтобы не было дробления».

Кроме того, уточняется статья 161 Жилищного кодекса. Если поправки вступят в силу, то Правительство будет устанавливать новые требования к качеству коммунальных услуг. Так, будет закреплена непрерывности подачи на границе общего имущества многоквартирного дома и внешних сетей.

Также читайте о том, какие законы вступают в силу в декабре.

Прямые договоры на ресурсы: за что отвечает УК, а за что — СГК

Для начала напомним, что прямой договор — это соглашение между поставщиком услуг (ресурсоснабжающей организацией, РСО) и потребителями (жильцами домов). С таким договором житель платит за отопление, горячую и холодную воду не в управляющую компанию, а напрямую поставщикам этих коммунальных ресурсов.

Например, в Красноярске уже более 4 000 домов перешли на прямые договоры с Сибирской генерирующей компанией. Это почти 340 000 лицевых счетов.

При заключении прямых договоров между жильцами и ресурсниками управляющая компания (УК) никуда не исчезает. Она продолжает выставлять квитанции, только уже не за коммунальные услуги, а за жилищные: текущий ремонт, обслуживание лифтов, содержание общего имущества дома.

По каким вопросам обращаться в УК?

Температура в квартире, подъезде, холодные батареи, качество воды из крана: горячая вода недостаточно горячая, воды нет вовсе, она мутная и т. п. Все вопросы, по которым вы раньше обращались в управляющую компанию, по-прежнему остаются в ведении УК.

По каким вопросам обращаться в СГК?

Когда дом перешел на прямые договоры по отоплению, горячей воде, то исполнителем коммунальных услуг становится ресурсоснабжающая организация. Она занимается расчетом потребления коммунальных ресурсов и начислением платы за них. Проще говоря, по поводу цифр за отопление и горячую воду в квитанциях обращаться нужно к поставщикам этих ресурсов, то есть в нашем случае — в Сибирскую генерирующую компанию. Туда же передаем показания счётчиков воды и отопления, у кого они есть.

Производство тепла и электричества, обслуживание теплосетей от ТЭЦ до дома, качество теплоносителя, контроль настройки тепловой системы дома — всё это находится в ведении СГК. За отключение воды во время летних гидравлических испытаний тоже отвечает СГК.

За что отвечает УК, а за что РСО
Скачать

Почему мне нужно по-прежнему обращаться в управляющую компанию, если у меня договор с СГК?

Прямой договор — это не что иное, как обязательство ресурсоснабжающей организации предоставлять качественную услугу жителям, а жители в свою очередь обязуются эту услугу своевременно оплачивать.

За комфортные условия проживания в доме, а значит, и за состояние инженерных коммуникаций отвечает именно жилищная организация. Более того, управляющая компания должна выступать от лица жителей и представлять их интересы, в том числе и перед ресурсниками.

Ресурсники доставляют воду до границы ввода в дом (до наружной стены дома), а уже в самом доме отопление, горячая и холодная вода распределяются по всему строению и квартирам. И если настройка распределения тепла в доме выполнена неправильно, тогда в одних квартирах будет жарко, а в других прохладно.

Границы отвественности УК и РСО
Скачать

Таким образом, жители платят управляющей компании за услуги по обслуживанию своего дома, а за то, чтобы большая ТЭЦ работала и доставляла воду в дом, — СГК.

6 ключевых стратегических идей для улучшения управления контрактами с поставщиками

Многие организации зависят от внешних поставщиков в плане бесперебойной повседневной работы. Работа с правильными поставщиками имеет решающее значение для эффективного управления расходами и выполнения проектов в срок и в соответствии со стандартами качества. Поддержка поставщиков с помощью продуманного управления на различных этапах взаимоотношений может помочь организации извлечь максимальную выгоду из контрактов с поставщиками.

Знай, кто главный

Простое нарушение связи может привести к дорогостоящим задержкам.Начинайте отношения с каждым поставщиком с четкого представления о том, кто отвечает за управление проектом и кто будет действовать в качестве основного контактного лица с обеих сторон.

Организация может счесть полезным назначить кого-то (или небольшую группу), который будет отвечать за закупки поставщиков, управление контрактами, логистику во время выполнения проекта и другие функции управления. В зависимости от потребностей и ресурсов организации может иметь смысл сделать управление контрактами с поставщиками частью постоянной роли сотрудника или возложить эту ответственность на каждый проект.Точно так же совет по управлению контрактами с поставщиками может принимать решения для одного региона или филиала или для всей организации, в зависимости от того, что работает лучше всего.

Какой бы метод ни использовала ваша организация, назначение лидера, отвечающего за управление отношениями с поставщиками, запускает проект с правильной ноги.

Разработка стандартного процесса оценки поставщиков

Вы привыкли к стандартному языку в контрактах и рабочих процессах, предназначенных для оптимизации операций.Возможно, вы не уделяли такого же внимания процессу поиска и оценки поставщиков.

Разработка формального процесса проверки дает несколько преимуществ. Во-первых, это помогает обеспечить справедливую оценку поставщиков. По этой причине многие правительственные учреждения и организации должны следовать определенным процессам для оценки потенциальных поставщиков. Стандартный процесс может уменьшить некоторую субъективность или человеческий фактор. Письменный процесс также может служить полезным руководством для людей, которые раньше не оценивали поставщиков для этой организации.

Использование стандартной оценки также дает предприятиям возможность сознательно и постоянно улучшать процесс. Менее успешный контракт может вызвать новые вопросы или факторы, которые необходимо рассмотреть, чтобы повысить вероятность развития лучших отношений с поставщиками в будущем.

Эффективная организация договоров

Получение максимальной отдачи от отношений с поставщиками требует тщательного управления контрактами. Осуществление управления контрактами на лучшем в своем классе уровне с использованием плохо организованной системы — сложная задача.Даже уверенно отвечая утвердительно на вопрос типа: «Могу ли я легко найти 100 лучших контрактов в моей организации?» Некоторым компаниям сложно решить эту задачу без сильной организационной системы.

Большинство предприятий осознают важность организации. Часто возникает вопрос, лучше ли централизованное решение или лучше позволить отдельным отделам выполнять свои собственные контрактные организации.

Нет единственного правильного ответа. Разные организации найдут разные решения, которые лучше всего соответствуют их потребностям. Распространены подходы, сочетающие элементы централизованных и индивидуальных решений. Организация может хранить контракты в общей базе данных, чтобы руководители всей организации могли получить доступ к материалам. Но отдельные филиалы или отделы могут иметь возможность принимать и выполнять некоторые решения по контрактам независимо.

Используйте программное обеспечение, которое поможет вам

Программное обеспечение для управления контрактами помогает организациям работать эффективно, не создавая систему с нуля.Если ваша организация регистрировала бумажные контракты или использовала комбинацию других программ для формирования приблизительной системы управления контрактами, переход на программное обеспечение, разработанное для управления контрактами, может значительно улучшить опыт. Основная оговорка заключается в том, что программное обеспечение должно служить вашему бизнесу, а не заставлять вас полностью менять рабочие процессы.

В идеале технологическое решение должно оптимизировать и улучшить существующие рабочие процессы. Если программное обеспечение требует запутанного набора шагов, оно может в конечном итоге вызвать разочарование, а не облегчить его.Перед покупкой новой программной системы оцените ее, чтобы увидеть, какую пользу она принесет управлению контрактами в вашей организации.

Поддержите отношения с поставщиками

Самые прочные отношения с поставщиками — это двусторонний диалог. Организации, которые могут рассматривать отношения с поставщиками как партнерство, могут быть лучше подготовлены к совместной работе, чтобы обеспечить наилучшие возможности для обеих сторон. В конце концов, поставщики часто обладают большим опытом в своей нише, чем организация. Развитие прочных отношений с поставщиками основано на нескольких ключевых принципах:

Поддерживать открытые и чистые линии связи
Использование обзора контракта для решения проблем или оценки целей производительности по мере их возникновения
Выявлять возможности для достижения новых целей и действовать в соответствии с ними

Выполнение проверок контрактов в течение жизненного цикла контрактов помогает достичь этих целей. На стадии производства проекта могут быть обнаружены неожиданные проблемы (например, отсутствует товар определенного бренда) или возможности (например, возможность рекламы, если проект будет завершен вовремя для мероприятия). Свяжитесь с поставщиком, чтобы обсудить любые изменения, которые необходимо внести, и то, как обе стороны могут работать вместе для успешного выполнения контракта.

Правильно обработайте автоматическое продление

Во многих случаях автоматическое продление контракта может быть выгодным для всех вовлеченных сторон. Поставщики чувствуют себя в большей безопасности, когда им не нужно постоянно готовиться к тому, чтобы привлечь к себе внимание компаний, с которыми они работали годами.Организации экономят время, избегая определенных бюрократических требований для выполнения «нового» контракта, и могут автоматически сохранять определенные условия в силе. Проблема в том, что компании используют автопилотный подход к автоматическому продлению, упуская ценные возможности для переговоров.

Если организация не осознает, что контракт был продлен, она может случайно обнаружить, что нарушает контракт. Что-то простое, например покупка бумаги для копировального аппарата, может стать проблемой, если это засчитывается как «незаконные расходы» по контракту с положением об исключительности.Неспособность вести переговоры также может заставить организацию платить по ставке, которая должна быть пересмотрена, или упустить возможность отказаться от или добавить услуги. Установка автоматических напоминаний подготавливает бизнес к завершению переговоров или расторжению контракта.

Управление поставщиками, планирование и поставка

Почти каждая организация покупает товары и услуги у третьих сторон или поставщиков. Результатами одной организации часто являются товары и услуги, которые образуют аспекты товаров и услуг других организаций.Следовательно, то, как организация взаимодействует, устанавливает, управляет и общается со своими поставщиками, имеет решающее значение для успеха. Однако, даже несмотря на то, что то, как организация управляет своими поставщиками, является критическим фактором успеха, многие организации регулярно сталкиваются с плохой работой поставщиков и непредсказуемым поведением поставщиков. К счастью, есть несколько простых вещей, которые каждая организация может сделать, чтобы улучшить общую производительность своих поставщиков.

Что такое управление поставщиками?

Поставщики — это независимые юридические лица, существующие за пределами собственной организации.Поставщики — это организации, которые продают товары и услуги, которые другая организация использует для поддержки своих товаров и услуг. Управление поставщиками — это процесс, обеспечивающий получение ценности за деньги, которые организация тратит на своих поставщиков. Эффективное управление поставщиками обеспечивает выполнение нескольких мероприятий, в том числе:

Установление политики для управления поставщиками
Ведение переговоров и заключение юридических договоров между закупочной организацией и ее поставщиками
Поставщики производят товары и услуги в соответствии с согласованными ожиданиями
Контракты с поставщиками соответствуют потребностям бизнеса
Цели в контрактах с поставщиками соответствуют целям, установленным закупочной организацией
Управление отношениями с поставщиками, а также общая производительность поставщика
Управление эффективностью работы поставщиков и ведение точных учетных записей и информации о поставщиках

Организации, которые планируют и проводят управление поставщиками в соответствии с определенными процессами и границами, с большей вероятностью будут своевременно получать предсказуемые высококачественные товары и услуги от своих поставщиков.

Организации, которые предпочитают игнорировать формальное управление поставщиками, приглашают своих поставщиков к непредсказуемым и некачественным услугам. Какой бы путь ни выбрала организация, ее поставщики потенциально могут существенно повлиять на качество услуг, предоставляемых конечному потребителю. Поставщики не только предлагают товары и услуги, необходимые организациям для обеспечения продуктивности и прибыльности, они также представляют собой многочисленные источники риска. Рассмотрим организацию, которая установила формальный процесс управления поставщиками.По этой причине у организации есть четкая политика, которая определяет, как работают поставщики и как ими управлять. Он устанавливает соответствующие измерения для поставщиков и оценивает их в контексте этих измерений.

Организация регулярно работает с поставщиками для улучшения общей производительности. Благодаря этим аспектам управления поставщиками организация управляет некоторыми рисками, связанными с поставщиками. В конечном итоге процесс управления поставщиками — это один из способов, с помощью которого организации могут ограничить свою подверженность рискам, которые часто связаны с поставщиками.

Что ITIL® говорит об управлении поставщиками

Когда в 2007 году был выпущен ITIL v3, был введен дискретный процесс управления поставщиками, который является частью стадии жизненного цикла проектирования услуг. Этот процесс был дополнительно обновлен и уточнен в недавнем обновлении ITIL 2011. Вот несколько ключевых аспектов текущего руководства ITIL по управлению поставщиками:

Определение и политика

ITIL дает конкретные рекомендации относительно того, что может включать политика поставщика. ITIL указывает, что политики поставщиков должны определять, как организация взаимодействует со своими поставщиками на всех этапах взаимоотношений, а также как следует определять роли и обязанности между поставщиками и закупочной организацией.ITIL также обсуждает стандарты, которым должны соответствовать поставщики, правила в отношении подарков от поставщиков, тип информации, который может фигурировать в соглашениях и контрактах с поставщиками, а также какая сторона владеет данными и какие-либо политики доступа к данным, относящимся к отношениям с поставщиками.

Контракты и их содержание

ITIL также описывает содержание соглашений с поставщиками, которые включают основные положения и условия. В действующем контракте также описывается общий объем предоставляемых услуг, а также все соответствующие стандарты, которым должен соответствовать поставщик.Соглашения с поставщиками также включают информацию об объемах рабочей нагрузки и связанных с ними дифференцированных ценах, а также четкие определения ответственности и зависимостей как поставщика, так и закупочной организации.

Хранение информации о поставщиках

ITIL рекомендует хранить информацию о поставщиках в информационной системе управления поставщиками и контрактами, которая используется во всех аспектах взаимодействия с поставщиками и работы с ними. Наличие такого легко доступного для поиска хранилища информации помогает в определении и оценке новых и существующих контрактов с поставщиками, помогает при классификации поставщиков и управлении ими, а также является важным источником информации во время продления и прекращения контрактов.

Категоризация

Из множества передовых практик, которые ITIL рекомендует для процесса управления поставщиками, одно из наиболее полезных советов касается категоризации поставщиков. ITIL рекомендует классифицировать поставщиков как стратегических, тактических, операционных или товарных и управлять поставщиками в соответствии с их соответствующими категориями. Стратегические поставщики — это поставщики, которые играют ключевую роль в производстве и предоставлении услуг организации и в силу своего характера управляются в организации на очень высоком уровне.Связь между организацией и ее стратегическими поставщиками, вероятно, будет частой и может включать постоянное управление и улучшение качества поставщиков. Тактические и оперативные поставщики по их определению важны, но оказывают меньшее влияние на бизнес-операции закупочной организации. Поставщики товаров — это те поставщики, которые предоставляют товар или услугу, которые легко заменить. Другими словами, закупочная организация должна тратить больше времени на управление стратегическими поставщиками, которые могут оказать существенное влияние на бизнес-операции, а не на управление ими. время, потраченное на управление поставщиками товаров, которых легче заменить.

ITIL говорит гораздо больше об управлении поставщиками и дает несколько конкретных действий, которые могут быть применены для снижения риска, связанного с поставщиками. Кроме того, ITIL включает списки проблем, рисков, критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности, которые организация может использовать в своем стремлении к эффективному управлению поставщиками.

Есть пять простых вещей, которые ваша организация может сделать для повышения эффективности работы поставщиков, и я буду обсуждать каждую из них в течение следующих нескольких недель.

Воспроизведено и доступно для загрузки с сайта Global Knowledge White Paper: Управление поставщиками: пять простых вещей, которые ваша организация может сделать для повышения эффективности работы поставщиков

Связанные курсы
ITIL® Foundation
Возможности услуг ITIL®: предложения и соглашения об услугах
Жизненный цикл услуг ITIL®: проектирование услуг

Что такое управление поставщиками? Определение и процессы

Управление поставщиками — это процесс, обеспечивающий получение максимальной отдачи от денег, которые организация платит своим поставщикам. Поскольку эти поставки играют важную роль в бесперебойной работе организации, важно, чтобы как поставщик, так и организация взаимодействовали должным образом и эффективно.

Установление надлежащих отношений, управление требованиями и четкое общение с поставщиками имеют важное значение для организации, а это означает, что требуется всеобъемлющая политика управления поставщиками.

Типы взаимоотношений с поставщиками

Покупайте на рынке — Как правило, отношения в стиле «вытянутой руки», то есть простые, часто встречающиеся сделки между покупателем и продавцом в отношении названных товаров или услуг.Обычно это подразумевает выполнение только договорных обязательств с минимальным взаимодействием или отсутствием взаимодействия, помимо информирования о требованиях и их выполнении.
Текущие отношения — Официально — или неофициально — признанный статус, при котором один поставщик предпочтительнее других. Существует тенденция к большему обмену информацией и относительно прочным отношениям между обеими сторонами.
Партнерство — Традиционно более долгосрочные контракты, чем указанные выше, партнерства определяются их повышенным доверием и широким обменом информацией и коммерческими целями, особенно по сравнению с текущими отношениями.
Стратегический альянс — Долгосрочные отношения, в которых обе стороны договорились работать вместе, как правило, по какой-то исключительной договоренности, с определенными коммерческими целями и задачами. Независимо от того, является ли договоренность формальной или неформальной, между ними также могут быть стимулы. Требуется тесное сотрудничество для реализации потенциала, обычно повседневного взаимодействия.
Обратная интеграция — Эти отношения предполагают, что организация полностью владеет поставщиком в рамках своего бизнеса.В результате возникает единая культура и, в идеале, полный обмен информацией и планами. По сути, поставщик и организация — это одно и то же.

Что такое управление взаимоотношениями с поставщиками?

Управление взаимоотношениями с поставщиками (SRM) — это систематический подход, применяемый организацией для оценки вклада и влияния поставщика на успех, определения тактики для оптимизации их работы и разработки стратегического подхода для реализации того, что было определено.

Что такое управление жизненным циклом поставщика?

В отличие от управления взаимоотношениями с поставщиками, которое в основном сосредоточено на постконтрактном управлении поставщиками. Управление жизненным циклом поставщиков (SLM) — это сквозной подход, используемый для управления более ценными или стратегически важными поставщиками, от выбора до завершения отношений. Самым важным моментом процесса является осознание ценности, которую могут предложить поставщики, чтобы выгоды можно было интегрировать в ваши процессы закупок.

Что такое управление информацией о поставщиках?

Управление информацией о поставщиках (SIM) относится к процессу, в котором компания собирает, хранит, обновляет и анализирует все данные поставщика в одном месте. Эти данные представляют собой важную торговую информацию, а также необходимые аккредитации и сертификаты, необходимые для торговли с покупателем.

Таким образом, он способствует укреплению отношений с поставщиками и соблюдению нормативных требований, а также снижает нагрузку на покупателя.

Что включает в себя поток процесса управления поставщиками?

Шаг 1: Квалификация — Квалификация включает оценку поставщиков, чтобы определить, достаточно ли они способны предоставить необходимые товары или услуги в соответствии со стандартами, установленными покупателем.
Шаг 2: Подключение — Необходимая информация о выбранных поставщиках затем собирается в рамках процесса адаптации. Необходимо соответствующим образом изменить или обновить внутренние процессы и системы, а соответствующие заинтересованные стороны должны быть проинформированы, чтобы компания узнала нового поставщика и могла начать с ними торговлю.
Шаг 3: Сегментация — Сегментация поставщиков — это процесс классификации поставщиков по конкретным квадрантам поставщиков на основе заранее определенного набора показателей, таких как риск поставок, критичность поставок и общие расходы среди других.
Шаг 4: Сотрудничество — Тесное сотрудничество между продавцами и поставщиками улучшает отношения и повышает коммерческую ценность за счет усовершенствования процессов и производительности, а также инноваций в продуктах или услугах.
Шаг 5: Оценка — Последний шаг используется для измерения производительности поставщика и обеспечения того, чтобы он выполнял условия, изложенные в контракте, и основан на ряде показателей, включая время доставки, цену, производство, качество и обслуживание. .

Льготы

Сниженный риск — Современная система управления информацией о поставщиках может снизить вероятность мошенничества, такого как мошенничество со счетами, между персоналом и поставщиками, а также дает дополнительное преимущество в виде устранения проблем с поставками таким образом, чтобы минимизировать риски .
Снижение затрат — Программа управления взаимоотношениями с поставщиками может обеспечить долгосрочную экономию затрат
Повышенная эффективность — По мере развития отношений и улучшения коммуникации поставщики лучше понимают, с какими компаниями они работают. Это означает уменьшение задержек в цепочке поставок и улучшение операционного потока.
Минимальная нестабильность цен — При управлении взаимоотношениями с поставщиками компании могут воспользоваться преимуществами фиксированных или дисконтированных цен или масштабного повышения в обмен на более длительные сроки контрактов, минимальный объем заказов и другие квалификационные критерии.
Консолидация цепочки поставок — Консолидированная цепочка поставок позволяет покупателям сократить количество поставщиков, у которых они покупают, упростив процесс закупок и упростив планирование бюджета.

Вызовы

Плохая коммуникация и отсутствие прозрачности — Если поставщик не понимает стратегических целей компании, его потребности и требования могут остаться невыполненными.
Точно так же неспособность поддерживать открытые, прозрачные отношения между поставщиком и компанией может серьезно помешать прогрессу, достигаемому обеими сторонами.
Поставщик, который перегружен работой — Поскольку поставщики работают с несколькими организациями одновременно, могут возникнуть проблемы с недоступностью определенных продуктов или задержками в предоставлении согласованных услуг, что в результате ослабит отношения.
Поддерживаемое воспитание — Важно, чтобы даже в периоды успеха бизнес поддерживал отношения с поставщиком. Включайте их в каждую веху и держите их в курсе любых планов будущих изменений в бизнесе, а также признавайте предыдущие успехи, чтобы не испортить отношения.
Конфликты контрактов — Предвзятый контракт, который не соответствует потребностям обеих сторон, может привести к проблемам. Совершенно необходимо, чтобы гармония между поставщиком и организацией была достигнута, когда придет время заняться бумагой.

Глава 5 Флэш-карты для управления закупками

1. Определите потребность и отправьте заявку на закупку
Запрос на товары или услуги, представленный в закупочную организацию для действий, обычно инициируемых пользователем внутри организации

2. Получение разрешения при необходимости
Заявка на закупку направляется уполномоченным утверждающим лицам в зависимости от типа запрашиваемого материала или услуги и / или долларовой стоимости запроса.
В зависимости от значения может потребоваться несколько разрешений в установленной последовательности для различных уровней управления организации.

3. Определите и оцените потенциальных поставщиков
Может быть из списка поставщиков, утвержденных компанией. В таком случае пропустите шаг 4.

4. Сделайте выбор поставщика.
RFI -> RFP -> RFQ

5. Создайте заказ на поставку (PO) и доставьте поставщику.
В заказе на поставку будут указаны товары, которые необходимо закупить, необходимое количество, запрошенная дата (даты) поставки и цена, подлежащая оплате. В нем также будет указано место доставки и все условия, относящиеся к заказу.
ЗП — это официальное предложение Покупателя поставщику получить товар (-ы).
Заказ на поставку становится обязательным контрактом только после его принятия поставщиком.

6. Подтверждение поставщиком заказа на закупку
Поставщик формально соглашается поставить товар (-ы) в соответствии со спецификациями, условиями и положениями, описанными в заказе на закупку. Это называется подтверждением заказа.
Заказ на поставку становится юридически обязывающим контрактом между Покупателем и Поставщиком на указанные товары.

7. Выполнение
Поставщик отгружает и доставляет товар (ы) или услугу закупающей организации в соответствии с ЗП.

8. Получение товара
После того, как товар (-ы) прибудет в указанное место, Покупатель проведет процесс получения, в ходе которого товар (-ы) проверяется, чтобы убедиться, что они соответствуют деталям заказа на поставку, включая качество и количество.

9. Счет-фактура
Поставщик готовит счет-фактуру на заказанные товары и передает их Покупателю.

10.Выверка
Счет-фактура сверяется с заказом на поставку и поступлением материала до того, как будет произведена оплата. Это называется «трехсторонним совпадением»

11. Платеж
Оплата по счету обрабатывается с использованием соответствующего метода оплаты в соответствии с условиями продажи, указанными в заказе на поставку.

12. Налоги
В некоторых ситуациях поставщик будет обязан взимать налог, но покупатель может иметь право вернуть часть или весь налог в зависимости от типа транзакции, налогового законодательства и корпоративного статуса.

13. Закройте заказ на поставку.
Если заказ на покупку был получен в полном объеме и все условия были соблюдены, заказ на покупку закрывается в системе закупок.

14. Аналитика
Анализ данных для повышения конкурентоспособности процесса закупок
Измерения эффективности, затрат и сравнительный анализ процесса закупок.
Конкретные данные и информация о транзакциях собираются для использования при разработке оценочных карт для проверки работы поставщика.

Управляйте своими поставщиками

Поставщик определяется как лицо или организация, которые предоставляют продукт или услугу другому предприятию.

Поиск надежного поставщика по конкурентоспособной цене жизненно важен для успеха вашего бизнеса.

Условия, которые вы согласовываете со своим поставщиком, должны основываться на:

способ их оплаты — банковский тратт, коммерческий счет, оплачиваемый банком, иностранная валюта
потенциальные расходы — администрирование, налогообложение, транспорт, общие платежи и транзакции
возможные риски — просрочка платежа поставщику или неисправные, просроченные или недоставленные товары

В этом руководстве объясняется, как построить прочные деловые отношения с вашими поставщиками с помощью хороших навыков ведения переговоров, сотрудничества, управления и анализа производительности.

Получите качественные услуги от своих поставщиков

Чтобы обеспечить продуктивные рабочие отношения, выберите поставщиков, которые предлагают качественные услуги и отвечают вашим конкретным потребностям.

Служба качества

Существует ряд национальных и международных органов по сертификации, которые позволяют вам проверить качество потенциального поставщика.

Наиболее широко признанным и уважаемым из них является сертификат Международной организации по стандартизации (ISO 9000).

ISO 9000 — это набор стандартов управления качеством, которые используются и признаются во всем мире тысячами компаний в более чем 100 странах. Его цель — продвигать и облегчать международную торговлю посредством предоставления единого набора стандартов, которые принимаются и соблюдаются во всем мире. Прочтите об ISO 9000 на веб-сайте Международной организации по стандартизации (ISO).

Особые потребности

Выберите поставщиков, которые могут удовлетворить ваши конкретные потребности. Например, если для вас приоритетом является более быстрое выполнение работ, тогда нет смысла делать выбор на основании затрат, если требования к обороту не могут быть выполнены.

Один из способов формализовать это — составить соглашение об уровне обслуживания (SLA) между вашим бизнесом и вашим поставщиком. См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

С SLA вы можете согласовать цели и указать стандарты производительности , которые помогают определить и защитить отношения между вашим бизнесом и поставщиком. В большинстве случаев он определяет основные обязанности торговых отношений между бизнесом и поставщиком. Обычно он охватывает такие вопросы, как управление проблемами, компенсация, гарантии и средства правовой защиты, разрешение споров и соблюдение правовых норм.Это также может быть чрезвычайно полезно в случае судебного разбирательства.

Построение хороших отношений с поставщиками

Стоит вкладывать время в построение хороших отношений с ключевыми поставщиками. Если вы можете сэкономить деньги или улучшить качество товаров или услуг, которые вы покупаете у своих поставщиков, ваш бизнес выиграет.

Советы по работе с поставщиками

При работе с поставщиками учитывайте следующее:

Встретьтесь со своими контактами лично и посмотрите, как работает их бизнес. Понимание того, как работает ваш поставщик, поможет вам лучше понять, какую пользу он может принести вашему бизнесу.
Познакомьтесь с людьми, которые будут управлять вашей учетной записью, и убедитесь, что с ними можно легко связаться.
Спросите об их планах развития или расширения. Повлияет ли это на товары или услуги, которые они вам предоставляют?
Помогите своим поставщикам, своевременно размещая заказы, четко указывая сроки и вовремя оплачивая. См. Страницу в этом руководстве о том, как вы можете помочь своим ключевым поставщикам.
Не упускайте из виду любые возможности, которые вы можете им предложить — в хороших отношениях клиент-поставщик они сделают то же самое для вас.
Сделайте свой бизнес важным для поставщиков, и они будут усерднее работать на вас. Некоторые поставщики могут предложить более выгодные предложения, если вы пообещаете использовать их исключительно.

Однако это может вызвать серьезные проблемы, если они выйдут из бизнеса.

Не игнорируйте возможности, предлагаемые в других местах. Держите свои варианты открытыми, отслеживая предложения, предлагаемые другими поставщиками.

Обдумайте, нужен ли договор или соглашение об уровне обслуживания (SLA). Этот процесс защитит от самоуспокоенности со стороны поставщика. См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

Как вы можете помочь своим ключевым поставщикам

В интересах всех, чтобы вы преуспевали в отношениях с ключевыми поставщиками. Поставщики заслуживают пристального внимания, поскольку их работа может иметь решающее значение для вашего бизнеса.

Вот несколько способов, которыми вы можете помочь своим ключевым поставщикам:

Согласуйте свой производственный график с их графиком.
Обсудите способы снижения общих затрат за счет размера или сроков выполнения заказов / контрактов.
Рассмотрите дополнительные продукты или услуги, которые может предоставить ваш поставщик.
Сообщите им о стратегических изменениях или новых продуктах на ранней стадии — это поможет им адаптироваться к этим изменениям.
Проанализируйте, насколько хорошо вы прогнозируете продажи и планируете удовлетворять свои потребности в поставках. Совместное использование результатов этого анализа с вашими поставщиками позволит вам разработать точные планы продаж и отточить общие прогнозы и графики продаж.
Используйте систему заказов на поставку для контроля и мониторинга закупок товаров и услуг у поставщиков — это облегчает внутренний финансовый контроль и предотвращает недопонимание спецификаций со стороны поставщика. См. Наше руководство по контролю запасов и инвентаризации.
Оперативно оплачивайте счета. Несвоевременная оплата ухудшит ваши отношения с поставщиком и может привести к менее выгодным условиям в будущем. В идеале у вас должна быть такая политика оплаты, которая обязывает ваш бизнес оплачивать неоспоримые счета вовремя — копия должна быть отправлена вашим поставщикам.

Есть много способов, с помощью которых технологии, особенно средства связи через Интернет, могут помочь вам в развитии и поддержании хороших отношений с вашими поставщиками.

Используйте технологии для повышения эффективности

Высокоскоростное Интернет-соединение, такое как широкополосное, позволит вам более тесно сотрудничать с вашими поставщиками посредством обмена планами, прогнозами и данными о потребителях.

Обмен такой информацией с вашими поставщиками облегчает вам:

анализировать в реальном времени информацию о продажах, заказах или рыночных тенденциях
прогнозировать и быстро реагировать на изменения спроса
повышать эффективность — точная информация о запасах означает вы будете заказывать только те расходные материалы, которые вам нужны.

Электронное сотрудничество с вашими поставщиками, такое как использование электронной почты и обмен электронными таблицами, может быть простым, но наибольшие преимущества дает обмен информацией в «реальном времени». Для этого требуются более сложные технологии, например:

Планирование запасов или системы прогнозирования — используйте свои учетные записи для прогнозирования рыночного спроса на ваш продукт.
Аналитическая обработка онлайн. Системы — анализируйте прошлые показатели продаж и сравнивайте прогнозы от разных поставщиков.
Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) — позволяют планировать и составлять график всего вашего бизнеса. Подключив систему заказов и закупок к системе ваших поставщиков, можно автоматически размещать и отслеживать заказы, а поставщик автоматически выставляет счет-фактуру.

Эти системы могут быть очень дорогими. Системы ERP можно арендовать у поставщика услуг приложений, однако все равно будут возникать дополнительные расходы, например, обучение персонала.

При обмене информацией убедитесь, что ваши данные и данные ваших поставщиков защищены.

Соглашения об уровне обслуживания

Соглашения об уровне обслуживания (SLA) — это соглашения или контракты с поставщиками, которые определяют услуги, которые они должны предоставлять, и уровень обслуживания, которые должны быть предоставлены, а также устанавливают обязанности и приоритеты.

SLA сами по себе договорных обязательств и часто встроены в договор — в форме одного или нескольких пунктов или как целый раздел. SLA можно использовать в любом контракте с поставщиком, где способность бизнеса удовлетворить требования потребителей зависит от поставщика.

SLA — это сложные документы, которые должны быть четко определены и не могут быть составлены специальным образом.

Составление SLA

Важно, чтобы вы участвовали в составлении договора вместе с поставщиком.

Типовые SLA установлены:

предоставляемая услуга
стандарты обслуживания
график поставки
соответствующие обязанности поставщика и клиента
положения о соответствии законодательным и нормативным требованиям
механизмы для мониторинга и отчетности обслуживание
условия оплаты
как будут разрешаться споры
положения о конфиденциальности и неразглашении
условия прекращения

Если поставщики не соблюдают согласованные уровни обслуживания, SLA обычно предусматривают компенсацию, обычно в виде скидок на ежемесячная плата за обслуживание. При составлении соглашения об уровне обслуживания с поставщиком выделите наиболее важные компоненты сделки, чтобы вы могли применить к ним самые строгие штрафы. Включите периодические проверки производительности в SLA.

SLA требуют постоянного обсуждения и обновления. Если потребности вашего бизнеса изменятся, вам могут потребоваться другие критерии эффективности. Аналогичным образом, при пересмотре вашего SLA следует учитывать улучшения в технологиях.

Проверяйте эффективность своих поставщиков

Рекомендуется регулярно проверять эффективность работы своих поставщиков.Если у вас есть соглашение об уровне обслуживания (SLA), это поможет вам наиболее объективно оценить отношения между бизнесом и поставщиком.

В противном случае, даже на этом этапе, возможно, стоит использовать SLA для определения условий и уровня обслуживания, которое вам требуется от вашего поставщика. Процесс проверки особенно важен, поскольку он не позволит существующим поставщикам успокоиться.

Ответы на следующие важные вопросы помогут вам убедиться в том, что вы заключили самую выгодную сделку:

Цена — получаете ли вы лучшую цену? Предлагает ли ваш поставщик оптовые скидки или другие выгодные условия?
Качество — довольны ли вы качеством ваших расходных материалов?
Инновации — регулярно ли ваши поставщики информируют вас о новых продуктах и услугах, которые могут помочь улучшить ваш бизнес?
Доставка — пунктуальны ли поставщики? В хорошем состоянии ли припасы?
Управление счетами — быстро ли ваши поставщики реагируют на любые заказы или запросы, которые вы им размещаете?
SLA — доживают ли ваши поставщики до окончания срока действия соглашения?

Если после процесса проверки вы обнаружите, что ваши поставщики не соблюдают определенные аспекты вашего соглашения, SLA обычно предусматривает компенсацию, обычно в виде скидок на ежемесячную плату за обслуживание. См. Страницу в этом руководстве о соглашениях об уровне обслуживания.

Вам также необходимо будет проверить свою эффективность. Например, несвоевременная оплата поставщикам не побудит их поддерживать высокие стандарты.

Прекращение контракта с поставщиком

Существует множество причин для расторжения контракта с поставщиком. Они могут постоянно не предоставлять вам услуги или товары, отвечающие вашим требованиям, или, например, вы можете найти более дешевого или более надежного поставщика в другом месте.

Сначала проверьте контракт, чтобы узнать, есть ли штрафов за досрочное расторжение сделки. В идеале при составлении контракта вы должны согласовать оговорку о выходе, которая сводит к минимуму ваши платежи. В противном случае штрафы могут быть такими, что вы фактически будете привязаны к этому поставщику. Если качество и эффективность вашего поставщика снизятся, ваш бизнес может пострадать.

Помимо финансовых препятствий для смены поставщиков, вы также столкнетесь с операционными поставщиками. Ваш бизнес может нарушиться, если вы переключитесь на нового поставщика с другими процессами или системами.

Убедитесь, что ваш существующий поставщик предоставляет вам всю информацию, необходимую для более плавного перехода. Если возможно, договоритесь, чтобы ваш новый поставщик взял на себя ответственность за процесс перехода.

Чтобы избежать таких проблем, вам следует подумать о возможных подводных камнях при расторжении контракта на ранней стадии переговоров по контракту. Например, если контракт заключается на заказное программное обеспечение, вы должны с самого начала четко определить право собственности на интеллектуальную собственность.

Вам следует подумать о том, чтобы обратиться за консультацией к юристу при составлении важных контрактов.

Было бы неплохо иметь инструкции по прекращению действия контракта с поставщиком, которые помогут вам избежать отчуждения поставщика, который вам может понадобиться в будущем.

Объясните поставщику, почему вы расторгаете договор. Они могут предложить вам более выгодную сделку — и избавить вас от перебоев — снизив цену или повысив качество товаров или услуг, которые они предоставляют.

7 признаков устаревшего управления контрактами в цепочке поставок

Устаревшие процессы управления цепочкой поставок могут помешать организациям легко ориентироваться в жизненном цикле контрактов в цепочке поставок. Когда организации полагаются на процессы, которые становятся неэффективными по мере их развития и роста, они могут столкнуться с различными проблемами и рисками, которые их тормозят и препятствуют росту, эффективности, прочной репутации и увеличению рентабельности инвестиций.Не позволяйте устаревшим процессам управления контрактами цепочки поставок препятствовать развитию вашей организации; Откройте для себя 7 признаков того, что вы переросли свой процесс управления цепочкой поставок и вам необходимо его обновить!

The 1 ^st Sign — Unintegrated Contract Management, Procurement, and eSourcing

Процесс, который не объединяет управление контрактами, закупки и снабжение, может привести к дезорганизации организаций, что может привести к:

пропущены ключевые даты и вехи.
узких мест жизненного цикла контракта.
проблем с отслеживанием результатов.
повторяющихся заказов.
Неспособность разместить заказы.
пропущенных платежей и многое другое.

К счастью, ведущее программное обеспечение для управления контрактами обеспечивает интеграцию процессов управления контрактами, разработки контрактов, электронных закупок и eSourcing — предоставляя универсальный ресурс, помогающий организациям выполнять свои соглашения о цепочке поставок и другие потребности управления от источника к контракту .Организации могут интегрировать управление поставщиками с управлением контрактами, заявок на закупку , утверждением на основе правил, eSourcing, автоматическим размещением объявлений о торгах , электронными подписями, управлением товарами, отслеживанием поставщиков, поиском и отчетностью, отслеживанием запасов и выполнения и т. Д. процесс управления контрактами цепочки поставок.

Знак 2 ^и — Неэффективные запросы и объявление о торгах

Создание документов запроса вручную и объявление о торгах, выполняемые без помощи программного обеспечения для управления контрактами, могут привести к тому, что организации будут искать способ упростить торги.

К счастью, с помощью надежного программного обеспечения для управления отношениями от источника к контракту организации могут создавать и управлять шаблонами и версиями с помощью предварительно утвержденной библиотеки пунктов, которая позволяет объединяться с полями данных записи запроса. Оттуда они могут быстро создавать документы для запросов и легко экспортировать их в стандартные форматы файлов, такие как MS Word и PDF. Когда запись запроса завершена, организации могут публично рекламировать предложения или размещать рекламу только по приглашению, ускоряя процесс поиска поставщика.

Знак 3 ^rd — Неясные критерии оценки поставщика

Может быть сложно выбрать поставщиков, наиболее подходящих для нужд организации. Из-за недостаточного процесса установления критериев, присвоения веса одним критериям над другими и рейтинга потенциальных поставщиков организации могут столкнуться с неправильным выбором поставщиков, что, в свою очередь, приведет к потере доходов и скомпрометированной репутации.

Однако с помощью надежного программного обеспечения для управления цепочками поставок организации могут способствовать правильному выбору поставщиков. Оценочные листы поставщиков и рейтинги ответов могут помочь организациям выбрать наиболее способного поставщика для их конкретных потребностей. С помощью управления весовым коэффициентом рейтинга заявки организации могут установить вес одного критерия ответа поставщика над другими при оценке предложений поставщика. Таким образом, они продвигают процесс, который сокращает количество проблем с соблюдением требований и нормативных требований, помогает организациям эффективно управлять своими бюджетами и фактически обеспечивает выбор подходящего поставщика.

Знак 4 ^-й — Отсутствие единого договорного хранения

Осведомленность о контрактах и сотрудничество в рамках всей организации необходимы для управления контрактами. Однако, когда контракт хранится в различных путях к файлам, электронной почте и картотеке, организации подвергаются риску потери контрактов и версий контрактов, а также отсутствия уведомлений, предупреждений и т. Д. В целом отделам и командам не хватает унификации и прозрачности, а различные задачи, связанные с управлением контрактами между отделами, сбивают с толку.

Решением этой устаревшей практики является безопасное хранилище контрактов с простым в использовании программным обеспечением для управления контрактами. Команды могут организовывать, отслеживать и хранить контракты и документы цепочки поставок, поддерживать контроль версий, быстро находить унаследованные контракты, отслеживать статусы утверждения, осуществлять внутреннее и внешнее сотрудничество и многое другое. Кроме того, авторизованные пользователи могут получать отчетов об управлении контрактами для улучшенного надзора за контрактами и аналитики контрактов.

Знак 5 ^th — Ключевые даты и вехи пропущены

Своевременность и своевременность ключевых дат имеют решающее значение для эффективных закупок, поиска и доставки товаров.Идти в ногу с графиком жизненно важно для здоровой цепочки поставок. Процессы, зависящие от напоминаний о датах, отправляемых вручную по электронной почте и в письменной форме, могут привести к задержкам и возникновению узких мест с потенциально огромными последствиями, которые наносят ущерб репутации и выполнению контрактов.

Простой способ избежать последствий, упомянутых выше, — это обрабатывать ключевые даты и вехи управления цепочкой поставок с помощью автоматических предупреждений. Современное программное обеспечение для управления контрактами может помочь организациям настроить напоминания по электронной почте и настроить получателей этих напоминаний, чтобы необходимые задачи могли быть выполнены быстро.

Кроме того, узких мест в рабочем процессе можно избежать с помощью эскалации задачи , если сотрудник не выполняет свою задачу вовремя. Эта функция эскалации задачи включает в себя несколько отказоустойчивых систем, чтобы практически гарантировать выполнение задачи. Таким образом, организации, использующие мощное программное обеспечение для управления жизненным циклом контрактов, платформу , могут способствовать развитию организационной культуры, в которой ценится осведомленность о ключевых сроках, подотчетность и своевременное выполнение задач. Все эти инструменты могут сократить жизненные циклы контрактов в цепочке поставок и улучшить процессы управления цепочкой поставок, начиная с запросов и заканчивая продлением.

Знак 6 ^th — Слабое и подверженное ошибкам отслеживание финансовых показателей

Прозрачность финансовых данных для отслеживания, управления и аналитики имеет решающее значение для здорового бюджета, сравнения совершенных покупок с условиями контракта и исключения ненужных расходов на цепочку поставок. Процедура отслеживания финансовых показателей, которая заставляет команды вручную устанавливать пороговые значения, отслеживать изменения бюджета в электронных таблицах и хранить финансовые документы в незащищенных местах, может привести к:

утечка данных.
ошибок отслеживания финансовой отчетности.
отсутствие контекста для финансовых показателей, поскольку они относятся к прошлым контрактам.
лишних трат и многое другое.

К счастью, надежное программное обеспечение для управления контрактами позволяет группам синхронизировать записи бюджета контракта с соответствующими записями заказов на закупку. Интеграция унифицирует закупки в цепочке поставок и способствует прозрачности данных для лучшего отслеживания финансовых результатов и отчетности .

По мере добавления отдельных позиций в записи заказов на закупку суммы заказов на закупку соответственно изменяются.Затем масштабируемое программное обеспечение для управления контрактами предоставляет процентные доли от общих бюджетов, которые представляет конкретный заказ на поставку. Этот полезный инструмент позволяет организациям легко сравнивать выполненные покупки с условиями контракта. Таким образом отслеживается активность пользователей и изменения бюджета.

Системные администраторы

Software могут устанавливать пороговые значения для расходов отправителя и утверждающего. Этот инструмент позволяет администраторам определять процент бюджета, который использовали сотрудники, и на что была потрачена сумма бюджета.Следовательно, администраторы, отвечающие за финансовые показатели контрактов цепочки поставок, наделены полномочиями по управлению и надзору за разрешениями на расходы сотрудников. Как только пользователь-сотрудник достигает предела бюджета, он не может добавлять или утверждать последующие заказы на покупку. Таким образом, организации могут быстро сократить расходы на несанкционированные цепочки поставок на индивидуальном уровне.

Знак 7 ^th — Управление комплаенс с учетом рисков

Надлежащее управление соответствием имеет первостепенное значение для поддержания положительной репутации организации. Управление различными соответствиями и нормативными требованиями без отчетности по показателям, простой способ придерживаться ключевых дат или понимание того, как взаимосвязаны контракты, могут подвергать организации юридическим, репутационным, финансовым и договорным рискам.

К счастью, расширенное программное обеспечение для управления контрактами предлагает широкий спектр инструментов для обеспечения соответствия цепочке поставок. Прозрачность отчетности дает организациям важную информацию о договорных отношениях благодаря надежным контрольным журналам, в которых подробно описываются изменения, внесенные в договор.

Соответствие отраслевым требованиям и нормативным актам, таким как антикоррупционная политика и соблюдение кодекса поведения, можно контролировать с помощью расширенной отчетности и предупреждений о ключевых датах, этапах и возможностях продления. Пользователи могут настроить способ усвоения важной информации с помощью онлайн-дизайнера отчетов.

Таким образом, можно поддерживать репутацию, а организации могут быть уверены в соблюдении законов и стандартов с помощью программного обеспечения для управления контрактами в цепочке поставок.

Обеспечьте рост с помощью программного обеспечения для управления контрактами в цепочке поставок

Теперь, когда вы переросли утомленные и устаревшие методы управления цепочкой поставок, пришло время использовать правильное решение «от источника к контракту» для нужд вашей организации! Это решение — Contract Insight® от CobbleStone Software !

Contract Insight — это безопасное облачное, отмеченное наградами программное обеспечение для управления контрактами, которое модернизирует управление контрактами цепочки поставок, управление жизненным циклом контрактов, закупок , eSourcing и заявки на закупку.На протяжении более 25 лет CobbleStone признан государственными организациями и частным сектором как лидер в области решений на основе контрактов между поставщиками.

Узнайте больше о Contract Insight, заказав бесплатную демоверсию сегодня!

Аналитика расходов и системы управления контрактами: и то, и другое, пожалуйста! | СКМ | Кооператив ресурсов цепочки поставок (SCRC) | Ресурсный кооператив цепочки поставок

Университета штата Северная Каролина

Я брал интервью у нескольких CPO на предмет аналитики закупок и прогнозной аналитики. В этой дискуссии часто возникает проблема, связанная с дискуссиями о системах анализа расходов и управления контрактами. Для организаций, находящихся на ранних этапах трансформации системы закупок, какие из них более важны. И насколько важны системы для стимулирования изменений?

Один из руководителей, с которым я встречался, очень лаконично заявил: «Системы помогают повысить уровень доверия — посредством анализа, основанного на фактах, — который позволяет организации проявлять строгость и анализ, который вы привносите в игру».

Но что важнее — понимание вашего уровня расходов или где заключаются ваши контракты? ответ: оба.

«Я думаю, очевидно, вам нужно выяснить, какова ваша дорожная карта для аналитики расходов и управления контрактами. Я думаю, что они оба являются ключевыми в эволюции. Расходы укажут вам направление фрагментации и направления консолидации поставщиков. Но понимание того, какие у вас есть контракты, дает подробную информацию об описаниях услуг и о том, что содержится в этих отношениях с поставщиками. Аналитика расходов дает вам представление о том, ГДЕ есть возможности, а управление контрактами дает вам список того, где вы можете расставить приоритеты в краткосрочной перспективе и сделать вашу команду более эффективной.Намного эффективнее работать совместно с инструментом, который позволяет вам привлекать ваших клиентов с точки зрения управления заинтересованными сторонами. Кроме того, он поддается компоненту эффективности, связанному с управлением рабочим процессом, и компоненту управления рисками в дополнение к этому, и в конечном итоге приводит к стандартному процессу, с которым люди во всей организации соглашаются.

После того, как вы поместите свои контракты в систему, вы также начнете управлять стандартными процессами, связанными с денежным одобрением расходов.Это большая проблема для многих организаций … Кто будет подписывать и утверждать соглашения? Установление определенных протоколов для решения проблем конфиденциальности данных для конкретных соглашений и определенных типов обязательств может быть затруднено.

Но аналитика расходов и управление контрактами — это инструменты, которыми я предпочитаю руководить… в идеале, развертывая их вместе. Spend дает вам направление, ГДЕ, а системы управления контрактами говорят вам, КАК ».

Подпишитесь на профессиональную новостную рассылку SCM

Ценные исследования цепочки поставок и последние новости отрасли бесплатно доставляются на ваш почтовый ящик.