Управление что такое связь: «Что такое связь управление в русском языке?»

Содержание

Управление связи и коммуникаций (УСиК)

Основные направления деятельности

Инфраструктура доступа технологической корпоративной вычислительной сети (КВС) ТУСУРа во внешние сети – ЦТТ
Внутренняя инфраструктура мультисервисной корпоративной сети передачи данных ТУСУР – ЦТТ
Создание и сопровождение сетевых телекоммуникационных и медийных сервисов – ЦМТ
Создание и сопровождение комплексной системы безопасности: систем охраны, визуального наблюдения и контроля доступа на объекты ТУСУР – ЦСВТиСБ
Аппаратно-техническое обслуживание сетевых рабочих мест и оргтехники в подразделениях АУП – ЦСВТиСБ
Оказание телекоммуникационных и иных услуг подразделениям университета и сторонним организациям на основе договорных отношений – ЦТТ, ЦМТ, ЦСВТиСБ
Участие в выполнении госбюджетных и хоздоговорных работ – ЦТТ, ЦМТ, ЦСВТиСБ

Функции

Разработка, построение, эксплуатация, обслуживание и ремонт сетевой инфраструктуры, обеспечивающей доступ КВС ТУСУРа во внешний Интернет, в отраслевые сети сферы образования и науки, сетевое пространство Томского научно-образовательного комплекса (ТНОК), иные городские сети
Развитие, эксплуатация, обслуживание и ремонт аппаратно-программного комплекса телекоммуникационных узлов и серверных помещений в учебных корпусах ТУСУРа
Развитие, эксплуатация, обслуживание и ремонт волоконно-оптических магистралей КВС
Развитие, эксплуатация, обслуживание и ремонт внутренних кабельных линий связи
Производство, распространение и хранение мультимедийной видео-, аудиопродукции для нужд учебной, научно-инновационной и административной деятельности ТУСУРа и сторонних организаций
Развитие и техническое сопровождение вещательных и аудиовизуальных систем университета
Сопровождение, обслуживание и ремонт систем оповещения ГО и ЧС и радиотрансляционной сети
Развитие и сопровождение внутренней учрежденческой производственной АТС университета (УПАТС ТУСУРа)
Создание, развитие и сопровождение комплексной системы безопасности университета: систем охраны, визуального наблюдения и контроля доступа на объекты ТУСУРа
Сопровождение, обслуживание и ремонт аппаратной системной части сетевых рабочих мест и офисной оргтехники в подразделениях АУП

Управление связью для сценариев совместной работы

Статья

11/18/2021

Чтение занимает 2 мин

Были ли сведения на этой странице полезными?

Оцените свои впечатления

Да

Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Microsoft 365 предоставляет ряд элементов управления, которые помогут управлять коммуникацией в организации, включая параметры обмена сообщениями и собраний. Просмотрите эти параметры и рассмотрите, как они соедино с потребностями бизнеса, чувствительностью данных и областью пользователей, с которых необходимо сотрудничать.

В следующей таблице приводится быстрая ссылка на элементы управления коммуникациями, доступные в Microsoft 365. Дополнительные сведения предоставляются в следующих разделах.

Сообщения

Вы можете контролировать, какие функции обмена сообщениями в чате и каналах , например редактирование или удаление сообщений, доступны пользователям в Microsoft Teams с помощью политик обмена сообщениями. Можно создавать различные политики для разных пользователей и групп.

Управление политиками обмена сообщениями в Teams

Вы можете управлять, кто может запускать новые сообщения и отвечать на сообщения в Teams канале, настраивая модерацию канала.

Настройка и управление модерацией канала в Microsoft Teams

Собрания

Вы можете управлять функциями, доступными для Teams собраний, включая планирование, общий доступ к контенту, участников, а также политики аудио и видео.

Управление политиками собрания в Teams

Вы можете управлять анонимным Teams собраниями, которые позволяют присоединиться любому, у кого есть ссылка на собрание.

Разрешить анонимным пользователям присоединяться к собраниям

Соответствие требованиям к обмену данными

Соответствие требованиям Microsoft 365 позволяет изучить сообщения на предмет оскорбительных языков, конфиденциальной информации и информации, связанной с внутренними и нормативными стандартами. Сообщения чата, почтовые ящики и Yammer все сообщения можно отслеживать, создавая оповещения. С помощью средств администрирования можно быстро определять и принимать меры по сообщениям с помощью совпадений политик.

Соответствие требованиям к обмену данными в Microsoft 365

Рекомендации по планированию управления совместной работой

Создание плана управления совместной работой

Управление Microsoft Teams параметров для организации

Управление соответствием данных Yammer

Управление информатизации и связи — Основные функции управления

Содержимое страницы

В соответствии с возложенными задачами управление выполняет следующие функции:

Разработка и реализация комплекса мероприятий по проведению единой муниципальной политики в сфере информационных технологий.
Разработка и реализация комплекса мероприятий по созданию условий для обеспечения жителей городского округа услугами связи.
Определение приоритетов и направлений развития информатизации и услуг связи в целях обеспечения устойчивого развития города.
Разработка муниципальных программ в сфере информатизации, перспективного развития связи и телекоммуникаций, осуществление контроля их реализации, разработка регламентирующих документов по вопросам информатизации, связи и телекоммуникаций.
Подготовка проектов муниципальных правовых актов по вопросам информационных технологий и обеспечения населения услугами связи.
Своевременное приведение правовых актов города по вопросам, входящим в компетенцию Управления, в соответствие с действующим законодательством.
Подготовка предложений по развитию информационного общества и формированию электронного муниципалитета в городе Красноярске для рассмотрения Главой города.
Разработка и реализация проектов информатизации, направленных на модернизацию методов управления и переход от традиционных способов к информационным.
Составление прогноза социально-экономического развития города в части развития связи в муниципальном образовании.
Согласование размещения средств связи и строительства линейно-кабельных сооружений на объектах муниципальной собствен-ности.
Создание в пределах городского округа условий для обеспечения учреждений здравоохранения услугами связи, включая доступ к информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Содействие организациям почтовой связи в размещении на территории города объектов почтовой связи.
Определение потребности в создании и развитии муниципальных информационных систем в целях повышения качества и эффективности информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений, структурных подразделений администрации города.
Организация предоставления доступа гражданам, организациям и общественным объединениям, органам государственной власти к муниципальной информационной системе в целях обеспечения открытости деятельности администрации города.
Формирование и ведение реестра муниципальных информационных ресурсов.
Согласование и внедрение проектов информационных ресурсов, а также их разработка для администрации города, предоставление доступа к информационным ресурсам пользователям в соответствии с их должностными обязанностями.
Управление лицензиями на программное обеспечение, используемое в органах администрации города.
Согласование заявок на установку дополнительного (специализированного) программного обеспечения в структурных подразделениях администрации города.
Установка, обеспечение функционирования и обслуживание средств вычислительной техники, активного оборудования локальной вычислительной сети, серверов, сетевого оборудования, другого оборудования, связанного с функционированием информационно-коммуника-ционной сети.
Ведение реестра вычислительной техники, периферийного оборудования и программного обеспечения, используемого в администрации города.
Формирование сводной потребности в приобретении вычислительной техники, периферийного оборудования и программного обеспечения.
Осуществление планирования расходов бюджета, составление обоснований бюджетных ассигнований, обеспечение целевого использования финансовых средств в рамках компетенции Управления.
Подготовка материалов для размещения муниципального заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в сфере информатизации и связи для обеспечения нужд администрации города.
Согласование документации при размещении структурными подразделениями администрации города и подведомственными им организациями муниципального заказа на поставку средств вычислительной техники, программного обеспечения, компонентов вычислительных сетей, серверного и сетевого оборудования, выполнение работ по монтажу.
Контроль исполнения муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в рамках компетенции Управления.
Координация работ по формированию единой информационно-аналитической системы, обеспечивающей интеграцию, сбор, обработку, отображение и распространение данных, в том числе пространственных, для поддержки принятия решений по управлению территорией города.
Организация работ по внедрению принципа «одного окна» при предоставлении услуг администрацией города.
Организация предоставления муниципальных услуг в электронной форме.
Организация межведомственного и межуровневого электронного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг.
Выполнение функций уполномоченного органа по экспертизе проектов административных регламентов, разрабатываемых структурными подразделениями администрации города.
Внедрение электронной подписи в практику работы администрации города.
Формирование обобщенных сведений об избирателях, участниках референдума, зарегистрированных на территории города.
Составление списков кандидатов в присяжные заседатели.
Осуществление функций системного администратора программно-технического комплекса «Единая муниципальная геоинформационная система города «ЕМ ГИС» (далее – ЕМ ГИС), а именно:
поддержка программно-аппаратной платформы ЕМ ГИС;
установка и подключение автоматизированных рабочих мест ЕМ ГИС;
администрирование прав доступа к базам данных ЕМ ГИС;
защита информации, содержащейся в базах данных ЕМ ГИС
Внедрение программно-технического комплекса «Электронный документооборот» в деятельность администрации города.
Контроль соблюдения сотрудниками администрации города правил использования вычислительной техники, систем связи и телекоммуникаций, требований информационной безопасности, порядка эксплуатации объектов информатизации, аттестованных на соответствие требованиям безопасности информации.
Принятие организационных и технических мер, направленных на защиту конфиденциальной информации, обрабатываемой в муниципальных информационных системах.
Участие в заседаниях экспертных комиссий по защите конфиденциальной информации в структурных подразделениях администрации города.
Уведомление уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных о намерении осуществлять обработку персональных данных в случае и порядке, предусмотренных действующим законодательством.
Осуществление классификации муниципальных информационных систем, содержащих персональные данные.
Разработка методических материалов и рекомендаций по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, и представление их структурным подразделениям администрации города, муниципальным учреждениям и предприятиям.
Осуществление приема граждан, рассмотрение обращений, решение которых входит в компетенцию Управления.
Представление администрации города на конференциях, выставках, иных публичных мероприятиях в сфере информационных технологий и связи.
Подготовка справочно-информационных и аналитических материалов по вопросам, входящим в компетенцию Управления.
Для реализации целей своего создания Управление осуществляет иные функции в соответствии с муниципальными правовыми актами города.
Обеспечивает проведение антикоррупционной экспертизы правовых актов и их проектов, разрабатываемых Управлением.
Ведение перечня общедоступной информации о деятельности администрации города Красноярска, размещаемой в сети Интернет в форме открытых данных.
Контроль за предоставлением муниципальных услуг в органах администрации города, предоставляющих муниципальные услуги, в определенном правовым актом города порядке.

Структура / Министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области

Вы используете неподдерживаемый или устаревший браузер. Работа сайта в целом, а также авторизация ЕСИА могут работать некорректно.
Для полноценного доступа к сайту рекомендуем установить более современные версии браузеров из списка:
Chrome,
Firefox,
Operа,
Safari.

Региональные порталы

Раздел находится в стадии наполнения
Раздел находится в стадии наполнения
Раздел находится в стадии наполнения
Проектов не найдено
Раздел находится в стадии наполнения
Раздел находится в стадии наполнения

Телефон приёмной:
+7 (863) 2-806-806

Телефон канцелярии:
+7 (863) 2-806-806

Нашли ошибку? Выделите и нажмите
«Ctrl + Enter»

Мы в соцсетях:

Связь по данным и связь по управлению

Техническая заметка.

В этом документе описываются функции набора инструментов LDRA, которые вносят вклад в достижение целей DO-178B / C «Связь по данным» и «Связь по управлению». В этом разделе приводятся определения и описания этих терминов из стандарта DO-178C, а в следующем разделе описываются некоторые ошибки, которые эти цели предназначены обнаружить. В третьем разделе описывается, как набор инструментов LDRA способствует процессу достижения для этих целей.

Связь по данным — Зависимость компоненты программы от данных, управление которыми осуществляется не только этой компонентой.

Связь по управлению — Вид или степень влияния, оказываемого одной компонентой программы на выполнение другой компоненты.

Кроме того, определение компонента дается как:

Компонент — Автономная часть, комбинация частей, сборочный узел или блок, выполняющая отдельную функцию системы.

В общем, этот термин интерпретируется как включающий: процедуры, функции, подпрограммы, модули и другие подобные конструкции программирования. Цель, которая должна быть достигнута, таблица A-7, цель 8, описана следующим образом:

6.4.4 d. Покрытие структуры программы (связи по данным и по управлению) по результатам испытаний достигается

Соответствующий раздел стандарта DO-178B (6.4.4.2 Анализ структурного покрытия) описывает следующее:

c. В результате данного анализа следует подтвердить связь между компонентами кода по данным и по управлению

Примеры разъяснений между DO-178B и DO-178C включают:

i. Уточнено, что анализ структурного покрытия связи по данным и управлению между компонентами кода должен быть достигнут путем оценки результатов испытаний на основе требований (см. 6.4.4.2.c).

К сожалению, эти определения не однозначно определяют фактические проверки. Понятно, что они нацелены на ошибки, которые не будут обнаружены другими, более известными методами покрытия.

В следующем обсуждении эти концепции будут подробно изучены, чтобы сформулировать практические методы для достижения этих целей. Затем будет также обсужден вклад, который набор инструментов LDRA может применить к применению этих методов и, следовательно, достижению каждой из целей.

Для детального ознакомления с информацией скачайте материал по ссылке ниже.

61. ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ В ОБЛАСТИ СВЯЗИ

Управление деятельностью в области связи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О связи» федеральными органами исполнительной власти в области связи, объединенными в единую систему. Указанные органы в пределах своих полномочий несут ответственность за состояние и развитие всех видов связи.

Задачами федеральных органов исполнительной власти в области связи являются: ^ разработка предложений по государственной политике в области связи и обеспечение ее реализации, общее регулирование и другие связи; ^ межотраслевая координация на коллегиальной основе функционирования и развития электросвязи; ^ организация и обеспечение государственного надзора и контроля за деятельностью в области связи; ^ разработка проектов программ развития в области почтовой связи и обеспечение их реализации. Регулирование использования радиочастотного спектра и орбитальных позиций спутников связи – исключительное право государства.

Средства связи, в том числе используемые для целей телерадиовещания, и иные технические средства, являющиеся источниками электромагнитного излучения, подлежат регистрации.

Деятельность физических и юридических лиц, связанная с предоставлением услуг связи, осуществляется на основании лицензии.

Сертификация средств связи в РФ осуществляется федеральным органом исполнительной власти в области связи при помощи уполномоченных на то испытательных центров (лабораторий), аккредитованных в установленном порядке в федеральных органах исполнительной власти в области стандартизации, метрологии и сертификации.

На территории РФ предприятия связи создаются и функционируют на основе единства экономического пространства, многообразия форм собственности и в условиях конкуренции.

Сети и средства связи в РФ могут находиться в федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации, муниципальной собственности, а также собственности физических и юридических лиц, выступающих в качестве операторов связи, включая иностранные организации и иностранных граждан.

Федеральные органы исполнительной власти в области связи, действуя совместно с федеральными органами исполнительной власти в области антимонопольной политики и поддержки новых экономических структур, обязаны поощрять и поддерживать добросовестную конкуренцию при предоставлении услуг связи посредством применения нормативных документов и выполнения условий лицензирования в соответствии с законодательством РФ.

Операторы связи несут установленную законодательством РФ ответственность за злоупотребление своим положением или какие-либо иные действия, препятствующие конкуренции или ограничивающие ее.

Тарифы на услуги связи устанавливаются на договорной основе.

В случаях, предусмотренных законодательством РФ, по отдельным видам услуг связи, оказываемых предприятиями связи, тарифы могут регулироваться государством.

Экстренные оперативные службы (пожарная охрана, милиция, скорая медицинская помощь, аварийная газовая служба, горноспасательная служба и др.) всеми физическими и юридическими лицами вызываются бесплатно.

Плата за межсетевые соединения устанавливается на основе договоров, условий и положений, согласованных между соответствующими предприятиями связи. Споры по данным вопросам рассматриваются в суде или арбитражном суде.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Управление и мониторинг оборудования систем связи и ИТС

Управление и мониторинг оборудования систем связи и информационно-технологических систем (ИТС) — это пакет услуг, предоставляемых
АО «МУС Энергетики» и состоящий из услуги Мониторинга неисправностей, услуги Мониторинга производительности, услуги Мониторинга конфигурации, а также услуги Управления конфигурацией.

Мониторинг неисправностей — обеспечивает обнаружение, диагностику и устранение неисправностей на Оборудовании Клиента. Услуга обеспечивается путем удаленного мониторинга Оборудования Клиента с помощью Средств мониторинга в режиме реального времени по выделенным для этой цели каналам связи.

Мониторинг производительности — обеспечивает мониторинг параметров производительности Оборудования. Использование данной услуги обеспечивает сбор информации о значениях параметров Оборудования (производительности, использования ресурсов, сбоев и т.д.).

Мониторинг конфигурации — обеспечивает мониторинг и контроль активных текущих конфигураций Оборудования и их изменений. Услуга использует методологию упорядочивания изменений конфигурации активного сетевого оборудования в целях минимизации риска некорректных действий и не санкционированного изменения конфигурации сети.

Ежедневно в автоматическом режиме средствами мониторинга проводится считывание конфигураций оборудования и сравнение их с соответствующими конфигурациями предыдущего дня, хранящимися в базе данных (архиве конфигураций оборудования). Обнаруженные несанкционированные изменения в конфигурации (если конфигурация не изменялась в рамках услуги «Управление конфигурацией» или со стороны Клиента не было предварительного уведомления об изменении конфигурации) служат основанием для проведения расследования.

Управление конфигурацией — это услуга, обеспечивающая удаленное изменение активной конфигурации Оборудования, по каналам связи предоставленным клиентом.

Данная услуга обеспечивает:

изменение рабочей (активной) конфигурации Оборудования по согласованным Клиентом и АО «МУС Энергетики» правилам, по заявкам Клиента;
администрирование доступа, конфигурацию виртуальных каналов, портов, уровней сервиса (Quality of Service), управление трафиком и приложениями, конфигурацию и настройку систем информационной защиты сети;
восстановление конфигурации вследствие отказа оборудования, ошибки оператора или не санкционированного изменения, обнаруженного в рамках услуг Мониторинга или иным путем.

Загрузка конфигурации в оборудование специалистом с выездом на место осуществляется в рамках услуг по техническому обслуживанию оборудования.

The Ultimate Management Communication Guide

Эффективная управленческая коммуникация является одним из важнейших факторов успеха организации. Более того, организации с хорошо продуманными коммуникационными стратегиями управления имеют значительное конкурентное преимущество перед теми, кто пренебрегает важностью коммуникации на рабочем месте.

💡Скачай электронную книгу «Создание лучшей компании с помощью внутренних коммуникаций» и узнай, как улучшить внутреннюю коммуникацию на рабочем месте!

Однако способы общения менеджеров со своими командами значительно изменились .Менеджеры теперь зависят от онлайн-средств общения, и они должны научиться использовать технологии для расширения возможностей своих сотрудников.

В этом блоге мы расскажем о наиболее важных преимуществах эффективного управленческого общения, а также о некоторых передовых методах построения, внедрения и управления успешной управленческой коммуникационной стратегией.

Управление связью Определено

Менеджмент или управленческая коммуникация — это функция, которая позволяет менеджерам эффективно общаться со своими командами, строить более прочные отношения, улучшать опыт и благополучие сотрудников, а также постоянно способствовать успеху сотрудников на рабочем месте .

Но почему менеджерам важно эффективно общаться с членами своей команды? Потому что «на менеджера приходится не менее 70% дисперсии в вовлеченности сотрудников», согласно «Отчету о состоянии американского менеджера» Gallup.

Несмотря на то, что руководители несут наибольшую ответственность за успех своих сотрудников, 71% сотрудников считают, что их руководители не тратят достаточно времени на информирование о целях и планах .

Менеджеры несут большую ответственность за передачу критически важной информации своим командам и сглаживание потока информации в организации.Следовательно, одна из самых больших целей для каждого менеджера должна состоять в том, чтобы развивать критически важные коммуникативные навыки и использовать правильную коммуникационную технологию для того, чтобы их команды были информированы, обновлены и согласованы со стратегическими бизнес-целями.

8 способов улучшить управленческую коммуникацию на рабочем месте

Несмотря на то, что многие организации хорошо осознают важность эффективного взаимодействия с руководством, многие из них изо всех сил пытаются дать возможность своим менеджерам улучшить общение на рабочем месте .

Поскольку коммуникативные предпочтения сотрудников могут значительно различаться и постоянно меняться, менеджерам необходимо приспосабливаться к этим изменениям, чтобы поддерживать мотивацию, вовлеченность и продуктивность своих сотрудников.

Давайте рассмотрим некоторые из лучших методов коммуникации, которые должен учитывать каждый менеджер .

1. Общайтесь часто, прозрачно и будьте доступны

Существует четыре золотых правила эффективных управленческих коммуникаций:

Обеспечение ясности — Замешательство, неуверенность и двусмысленность делают людей неудобными, неуверенными и отказывают в сотрудничестве. Менеджеры несут ответственность за предоставление сотрудникам информации, необходимой для достижения успеха и понимания их вклада в организацию.
Общайтесь часто — Общение с руководством не является обязательным видом деятельности. Более того, сотрудники предпочитают слышать сообщения несколько раз.
Стремитесь к прозрачности — Каждый сотрудник хочет осознавать свой вклад в общий успех бизнеса и быть в курсе важных обновлений и событий компании.
Будьте доступны — С хорошим менеджером легко общаться. Следовательно, менеджеры всегда должны искать способы быть доступными и управлять долей голоса сотрудников.

2. Настройте связь для вашего многопоколенческого рабочего места

Сегодня многие руководители имеют дело с сотрудниками разных поколений. Их пять, если быть точным. Все эти поколения имеют различных предпочтительных способа общения на рабочем месте. Для менеджеров крайне важно понимать эти различия и корректировать свои усилия и стили коммуникации.

Исследование, проведенное Robert Half Management Resources, показало, что предпочтения в общении между поколениями могут значительно различаться:

Бэби-бумеры предпочитают разговоры лицом к лицу или телефонные разговоры на рабочем месте, в то время как представители поколения X обычно полагаются на электронную почту или текстовые сообщения для общения со своими коллегами.
Миллениалы предпочитают онлайн-средства общения , которые в основном включают современные решения для общения сотрудников, имитирующие популярные платформы социальных сетей.
Сотрудники поколения Z предпочитают онлайн-средства общения, и они предпочитают простые в потреблении типы контента, такие как видео .
Миллениалы и сотрудники поколения Z привыкли к персонализированным новостным лентам и ожидают такого же опыта на рабочем месте.
Миллениалы ценят аутентичную и быструю связь ; они ценят эффективность и цифровой подход.
Сотрудники поколения Z ценят прозрачную и наглядную коммуникацию и предпочитают общаться через свои смартфоны .

📚 Читайте также: Полное руководство по управлению рабочей силой из разных поколений.

3. Поощряйте сотрудников высказываться

В то время как 83% менеджеров уверены, что они дают сотрудникам право голоса в своем бизнесе, более половины сотрудников (54%) говорят, что они чувствуют себя безгласными .

К сожалению, многие сотрудники все еще не чувствуют себя достаточно уполномоченными, чтобы высказывать свои опасения, делиться своими идеями и предлагать новые решения. То, как менеджеры управляют коммуникацией в своих командах, является главным виновником такой нездоровой рабочей среды.

Эффективная управленческая коммуникация — это та, в которой информация не течет в одну сторону. Скорее, это поощряет сотрудников к постоянному участию в ежедневных разговорах как на командном, так и на организационном уровне.

Умение слушать сотрудников и делиться своим мнением являются одними из самых важных условий для формирования положительного опыта сотрудников на рабочем месте, и менеджеры несут ответственность за обеспечение такого опыта.

4. Персонализируйте общение с учетом потребностей и интересов ваших сотрудников

Самой большой причиной отстранения сотрудников от общения с менеджером является отсутствие персонализации .Сотрудники ожидают персонализированного и целенаправленного общения со своими руководителями. Тем не менее, многие менеджеры по-прежнему не в состоянии приспособить свои коммуникационные усилия к конкретным потребностям и интересам своих сотрудников .

Руководители должны иметь возможность создавать и предоставлять персонализированные новостные ленты для своих сотрудников со всем необходимым, чтобы быть в курсе и успешно выполнять свою работу.

Кроме того, общение на рабочем месте требует творческого подхода, чтобы быть более эффективным . Создание коммуникаций в форме видео и инфографики может иметь большое значение для повышения вовлеченности сотрудников.

5. Уделите особое внимание своим удаленным, передовым и рядовым сотрудникам

Сегодняшние рабочие места сильно рассредоточены, и это одна из самых больших проблем, с которыми сейчас сталкиваются менеджеры . Поддерживать разрозненных сотрудников на связи, вдохновлять, обновлять, защищать и мотивировать — непростая задача.

Когда сотрудников спросили о самой большой проблеме с удаленной работой, общение и совместная работа были их главной заботой.Таким образом, эффективное удаленное общение стало одним из самых больших приоритетов для менеджеров по всему миру.

Обеспечение того, чтобы правильное сообщение дошло до нужного сотрудника в нужное время, может показаться невозможным для менеджеров некоторых крупных предприятий.

К счастью, современная технология связи сотрудников позволяет менеджерам всегда оставаться на связи со своими командами, где бы они ни находились.

6. Включите мобильную связь

С появлением удаленной работы, социального дистанцирования и рассредоточенности рабочей силы мобильные коммуникации на рабочем месте стали обязательными.Руководителям и работодателям необходимо приспособиться к этой новой тенденции, предоставив своим сотрудникам простой и мгновенный доступ к важной информации прямо со своих смартфонов.

Руководители должны знать о преимуществах внедрения технологии мобильного общения сотрудников и лучше понимать, как эти инструменты меняют организационную культуру и поведение сотрудников.

📚 Узнайте больше о том, как управлять цифровой рабочей силой.

7.Измеряйте влияние ваших коммуникационных усилий

Одной из самых больших болевых точек любой коммуникационной стратегии управления является неспособность измерить влияние и эффективность коммуникаций на рабочем месте. У менеджеров просто нет способов привязать свои коммуникационные усилия к конкретным KPI.

Однако современные приложения для сотрудников на базе искусственного интеллекта, такие как Smarp, позволяют менеджерам связать свои коммуникационные кампании с некоторыми конкретными бизнес-целями.Общение на рабочем месте, наконец, можно измерить!

8. Внедрите правильную коммуникационную технологию

Фрагментированная коммуникационная экосистема может привести к потере связи с руководством. Технологии внутренних коммуникаций стали чрезвычайно сложными и часто вызывают замешательство, разочарование и несоответствие между сотрудниками.

Вот почему многие работодатели и менеджеры сейчас ищут решения, которые могут обеспечить простой способ подключения различных каналов связи на рабочем месте и предоставить сотрудникам единый источник информации .

Почему общение с руководством так важно

Только 13% сотрудников полностью согласны с тем, что руководство их организации эффективно взаимодействует с остальной частью организации. Согласно отчету Gatehouse State of the Sector 2020, 41% респондентов, ответивших на внутреннюю коммуникацию, сказали, что плохие коммуникативные навыки линейных руководителей были одним из 3 основных препятствий на пути к успеху IC в их организации.

Тем не менее, согласно информационному бюллетеню Джеймса Лукашевски, 30% информации о сотрудниках поступает к этим сотрудникам через их начальника, а не из любых других источников:

5% Генеральный директор
6% Высшее руководство
7% Высшее руководство
8% Среднее руководство
30% Руководители первой линии
25% «Человек рядом со мной на работе»
19% «Я это выдумал» — вероятно, содержит преувеличения, сплетни и слухи

Очевидно, что общение с руководством является одним из наиболее важных аспектов любого бизнеса , и оно может оказать значительное влияние на следующее.

Укрепление доверия на рабочем месте

Исследование с участием 33 000 человек в 28 странах показало, что почти 1 из сотрудников не доверяют своим работодателям, в то время как другое исследование EY показало, что это число еще ниже. Только 46% человек доверяли своей организации и только 49% своему начальнику/команде.

Таким образом, эффективная управленческая коммуникация играет решающую роль в построении доверия и улучшении отношений между сотрудниками и менеджерами.

Обеспечение вовлеченности и успеха сотрудников

Согласно McKinsey, чтобы раскрыть способности команды, менеджер любого уровня должен быть очень вовлечен и уделять значительное количество времени двум видам деятельности: помогать команде понять направление компании и его последствия для членов команды, а также обучать работе.

Однако многие менеджеры сами недостаточно вовлечены .

Недостаток вовлеченности менеджеров оказывает большое влияние на вовлеченность сотрудников. По сути, вовлеченность менеджеров напрямую влияет на вовлеченность их сотрудников, создавая «каскадный эффект», и связь между ними мощная и имеет серьезные последствия.

Улучшение сотрудничества и производительности сотрудников

28% профессионалов говорят, что плохая коммуникация является основной причиной провала проектов, а исследование McKinsey показывает, что, когда сотрудники связаны между собой, производительность возрастает на 25%.

Поскольку работа менеджера заключается в том, чтобы сотрудники оставались на связи и часто общались с ними, они также несут ответственность за производительность своих работников .

Обеспечение выравнивания рабочего места

Согласно ранее упомянутому опросу Гэллапа, 22% сотрудников полностью согласны с тем, что руководство их организации установило четкое направление для организации, и 15% сотрудников полностью согласны с тем, что руководство их организации вызвало у них энтузиазм в отношении будущее.

Эффективная управленческая коммуникация — это то, что побуждает сотрудников работать над достижением одних и тех же организационных целей и дает им возможность.

Привлечение новых талантов и поддержка защитников бренда

Когда сотрудники работают с отличными менеджерами, они с большей вероятностью будут говорить о своих боссах и работодателях с другими. Более того, эти люди часто становятся защитниками и послами бренда .

Поскольку словам сотрудников доверяют больше, чем словам корпоративных коммуникаций, менеджеры, имеющие представителей брендов в своих командах, с большей вероятностью также привлекут новые таланты , стимулируют продажи и повышают узнаваемость бренда .

📚 Читайте дальше: Как добиться успеха в социальном рекрутинге с помощью защиты интересов сотрудников.

Удержание высокоэффективных сотрудников

Менеджеры, которые сосредоточены на улучшении взаимодействия со своими командами и между ними, с гораздо большей вероятностью будут препятствовать тому, чтобы их высокоэффективные сотрудники покинули организацию.

Информированные сотрудники, у которых хорошие отношения со своими менеджерами, более удовлетворены своей работой, поскольку они часто лучше понимают, как их работа способствовала общему успеху компании.

Стимулирование инноваций и творчества

45% сотрудников согласны с тем, что преодоление «вечной мерзлоты» среднего звена является одной из главных задач, с которыми сталкиваются компании на пути к успешному внедрению инноваций. Менеджеры должны способствовать инновациям на рабочем месте, поощряя расширение прав и возможностей сотрудников, их право голоса и двустороннее общение.

📚 Узнайте больше о том, почему руководители должны поощрять обратную связь со своими сотрудниками.

Улучшение управления изменениями

Эффективная управленческая коммуникация является одной из основных предпосылок успешного управления изменениями.По данным Gartner, лидеры в сфере коммуникаций называют управление усталостью от изменений своим главным приоритетом .

Ключом к этому является эффективная стратегия обмена информацией об изменениях, которая предоставляет правильную информацию и ресурсы, а позволяет менеджерам действовать как ускорители изменений в своих командах.

Поскольку большинство людей сопротивляются изменениям, менеджеры несут ответственность за то, чтобы заинтересовать сотрудников, четко сообщая о преимуществах изменений.

Надлежащая стратегия информирования об изменениях направлена на то, чтобы привести сотрудников в соответствие с бизнес-целями и стратегией, и она всегда должна отвечать на вопрос, который возникает у каждого сотрудника: «Что это даст мне?»

Обеспечение соблюдения требований и безопасности на рабочем месте

Эффективная коммуникация с руководством может значительно повысить безопасность на рабочем месте и гарантировать, что сотрудники следуют политикам и процедурам своей компании .

Однако создать прочную культуру соблюдения требований, заложенную в каждом сотруднике, — непростая задача.

К счастью, коммуникационная платформа для сотрудников, такая как Smarp, может упростить и упростить общение с персоналом — от объявления новых политик или важных обновлений до поощрения поведения с помощью привлекательных, визуально насыщенных коммуникационных кампаний.

15 лучших навыков управленческого общения

В этом блоге мы узнали о важности коммуникации с руководством, а также о некоторых передовых методах, которые могут помочь менеджерам улучшить коммуникацию со своими командами.Теперь давайте вспомним некоторые из наиболее важных коммуникативных навыков и характеристик, которыми обладают успешные менеджеры:

Активное прослушивание
Обеспечение релевантности информации
Коучинг
Предоставление своевременной информации
Четкое определение цели и направления
Постановка и информирование о четких целях
Убедительное общение
Использование историй для общения
Обеспечение согласованности между членами команды
Предоставление сотрудникам возможности высказываться и внедрять инновации
Мотивация и вовлечение сотрудников посредством аутентичного общения
Понимание различных каналов связи и понимание того, как сотрудники их используют
Понимание предпочтений и стилей общения сотрудников
Измерение влияния управленческих коммуникаций
Обеспечение удобного сотрудничества между членами команды

Что дальше? Если вы хотите, чтобы улучшила общение на рабочем месте и дала возможность вашим менеджерам наладить более тесные отношения со своими командами, запланируйте демонстрацию Smart сегодня!

Smartp — это платформа для общения сотрудников, которая помогла организациям по всему миру оптимизировать и рационализировать свои внутренние коммуникации.

Навыки общения

Компетенции в области управления эффективностью: коммуникативные навыки

Отличные коммуникативные навыки необходимы для эффективного управления производительностью. Это важные компетенции, используемые во всем процессе управления эффективностью, от планирования и донесения рабочих ожиданий до признания сотрудников за их успешные достижения. Чтобы эффективно общаться с сотрудниками, менеджеры по эффективности должны:

Отношения

Установление эффективных рабочих отношений с каждым сотрудником требует времени и усилий.Лучшие менеджеры следят за тем, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя связанным и ценным. Компетентные менеджеры индивидуализируют свои усилия по общению с сотрудниками, признают сильные стороны сотрудников и поддерживают их развитие. По словам Бэкингема и Коффмана в их книге «Нарушение всех правил », «…помощь сотруднику в достижении успеха заключается в деталях: деталях его конкретных потребностей в признании, его потребностей в отношениях, его целях и его таланты/не таланты». Понятно, что для того, чтобы сохранить талантливых и продуктивных сотрудников, менеджеры должны разъяснять ожидания, давать сотрудникам возможность делать все возможное, признавать и хвалить их, а также поощрять людей развивать свои навыки.Эти действия помогают построить хорошие рабочие отношения.

Непрерывная обратная связь и коучинг

Согласно опросу Гэллапа, успешные менеджеры по эффективности разрабатывают рутину, которая включает в себя частые и подробные обсуждения производительности с сотрудниками, не реже одного раза в квартал. Рутина должна оставаться простой, а неформальная беседа должна быть сосредоточена на том, как сотрудник и руководитель оценивают эффективность и развитие сотрудника. Встречи должны быть сосредоточены на будущем и на том, что «может быть», а также на прошлом.Задавать конкретные вопросы, чтобы помочь сотруднику, может быть важно. Такие вопросы могут включать:

Чего ты добился?
Как вы измеряли достижения?
Чего вы хотите добиться в ближайшие несколько месяцев?
Какие измерения вы могли бы использовать для этих достижений?
Что нужно сделать?
Чем я могу помочь?

Открытые вопросы такого типа играют ключевую роль в привлечении сотрудников к оценке их работы и предоставлении им соответствующей обратной связи. Обратная связь должна включать в себя наблюдения менеджера, а также различные данные о производительности. Менеджеры должны четко понимать цель этой обратной связи — информировать, просвещать и предлагать улучшения там, где это необходимо.

Сотрудники участвуют в процессе

В рамках этих текущих совещаний по планированию и развитию менеджеры должны вовлекать сотрудников в диалог по оценке производительности и планированию. Для сотрудников важно не только следить за своей производительностью, но и брать на себя ответственность за обучение и развитие.Как подчеркивает Дороти Лидс в «Умных вопросах »: «Люди лучше всего помнят то, что они открыли, узнали и пережили сами».

Признание

Похвала и признание сотрудников требуют еще одного важного коммуникативного навыка. Некоторым менеджерам сложно хвалить и признавать. Тем не менее, различные исследования показывают, что сотрудники ценят личное, спонтанное признание их вклада. Чтобы быть эффективным в признании сотрудников, менеджеры должны:

публичное признание;
адаптировать признание к уникальным потребностям людей;
распознать близко к моменту достижения; и
установить четкую связь между достижениями и признанием.

По словам Розабет Мосс Кантер, «Признание так легко сделать и так недорого распространить, просто нет оправдания тому, чтобы не делать этого… Признание означает, что кто-то заметил и кто-то заботится». В то же время признание сообщает о том, что ценит организация, то есть о том, как выглядит высокая производительность.

6 способов улучшить коммуникацию между менеджерами и сотрудниками

Само собой разумеется, что коммуникация между менеджерами и сотрудниками является одним из важнейших факторов любого успешного бизнеса.Четкое и открытое общение гарантирует, что все находятся на одной странице в отношении целей, направления и ожиданий. Это означает, что все знают, где они стоят.

Но если там есть блокировка, ваша организация, скорее всего, столкнется с некоторыми проблемами в будущем.

Итак, что можно сделать, чтобы улучшить коммуникацию между руководителями и сотрудниками? В этой статье рассматриваются шесть наиболее эффективных способов, с помощью которых ваша организация может открыть четкие линии связи и снова начать работать вместе в команде.

Давайте посмотрим.

1. Еженедельные встречи

Регулярное общение в команде — один из лучших способов создать профессиональную среду, в которой всем членам команды будет комфортно общаться друг с другом. Еженедельные собрания команды, в частности, могут помочь разрушить любые коммуникативные барьеры между менеджерами и сотрудниками, давая каждому члену команды возможность открыто обсудить некоторые из следующих тем:

Проекты, над которыми они работают
Проблемы, с которыми они сталкиваются
Вопросы, которые у них могут возникнуть

Один из способов улучшить коммуникацию на подобных собраниях — сделать их относительно неформальными.Менеджеры должны поддерживать органичный ход беседы, но также следить за тем, чтобы у каждого было достаточно места для высказывания и чтобы он чувствовал себя при этом в безопасности.

2. Обычный 1:1

Поскольку общение в группах может быть затруднено для некоторых людей, хороший руководитель должен создавать дополнительные каналы связи для своих сотрудников. Регулярно проводимые встречи один на один предлагают идеальное пространство для более прямого разговора между менеджерами и сотрудниками, а также это отличный способ узнать о предпочтительном стиле общения друг друга (подробнее об этом позже).

В зависимости от вашего рабочего места встречи 1:1 могут принимать форму быстрого неформального разговора о проектах и идеях или могут быть более структурированными и формальными. Какую бы форму вы ни приняли, имейте в виду, что это ваша возможность связаться и сотрудничать с вашим сотрудником или менеджером. Это возможность высказать опасения, найти решения и откровенно поговорить о работе (или о чем-то другом, важном для вашего сотрудника).

Бен Сайтц, директор по работе с клиентами в RocketFuel, поднимает важный вопрос: «Если обсуждать нечего, можно отменить.Люди слишком часто рассматривают встречи 1:1 как обязательные, но это освежает, когда вы оба признаете, что сейчас все в порядке, или что время может быть лучше потрачено по-другому… и вы можете делать это до тех пор, пока вы оба соглашаетесь не принимать запрос на отмену лично».

3. Менеджеры, держите сотрудников в курсе

Этот совет специально для менеджеров. Поскольку хорошая коммуникация зависит от того, что все находятся в курсе, одна из лучших вещей, которую вы можете сделать, — это сообщить своим сотрудникам о том, что происходит в компании.

Звучит слишком очевидно? Как оказалось, многие сотрудники чувствуют себя оторванными от решений, принимаемых руководством. Одно исследование показывает, что до 25% сотрудников, уволившихся с работы, сделали это, потому что им казалось, что их держат в неведении. Вот еще несколько тревожных находок:

Только 10% опрошенных сотрудников знали о прогрессе своей компании в режиме реального времени.
4 из 5 опрошенных сотрудников хотели чаще слышать от своего начальства о том, как дела в их компании.
Более 90 % опрошенных сотрудников заявили, что лучше бы они услышали плохие новости, чем ничего.

Информирование ваших сотрудников не только улучшает общение, но и является простым способом укрепить доверие и развивать общее дело или цель.

4. Сотрудники, познакомьтесь со своим руководителем

А это для сотрудников. Это довольно просто: познакомьтесь со своим менеджером. Некоторые люди склонны думать о своих начальниках как о неприступных, непогрешимых и страшных людях.Но ваш менеджер тоже человек. И если они кажутся неприступными, знакомство с ними — один из способов заставить их раскрыться.

5. Воспользуйтесь преимуществами инструментов, улучшающих общение

На дворе 21 век, и существует ряд инструментов, предназначенных для улучшения коммуникации на рабочем месте. Будь то приложение для чата, интранет или что-то еще, использование правильного инструмента может иметь большое значение для улучшения вашего общения с вашим менеджером или сотрудниками.

Здесь играет роль стиль общения человека.

Некоторые люди предпочитают неформальное письменное общение (беседы в чате и т. д.) на рабочем месте, другие предпочитают прямые беседы лицом к лицу, а третьи предпочитают сочетание того и другого в зависимости от ситуации. Инструмент коммуникации, такой как поток новостей, например, предоставляет еще одну возможность для сообщения целей проекта, ожиданий, озвучивания проблем или предоставления поддержки.

Для получения дополнительной информации о лучших типах средств коммуникации ознакомьтесь с этой статьей.

6. Спросите и дайте отзыв

Большинство сотрудников (и менеджеров) не уверены в том, как они справляются со своей ролью. Это может оказать огромное влияние на уверенность в себе, а впоследствии на то, насколько они открыты и прямолинейны в общении.

Одно из возможных решений этой проблемы — регулярно запрашивать (и давать) отзывы о производительности. Помог ли вам ваш менеджер решить проблему, которая вас разъедала? Поговорите с ними на следующей еженедельной встрече.Ваши сотрудники превзошли себя в проекте? Скажи им так.

То же самое касается отрицательной обратной связи. Сотрудник не соответствует ожиданиям? Объясните, как они могут решить эту проблему. Пренебрегает ли менеджер командой? Они должны быть открыты для слушания, если это так.

И если это еще не является обычной практикой на вашем рабочем месте, вы всегда можете представить ее своей команде руководителей.

Заключение

Улучшение коммуникации между менеджерами и сотрудниками — один из самых важных шагов, которые ваша компания может предпринять для создания сплоченной и совместной рабочей среды.Сломайте эти барьеры, расчистите блоки и начните общаться открыто и свободно!

Управление коммуникациями – планы и процессы

Что такое управление коммуникациями?

Управление коммуникациями в управлении проектами описывает процессы и процедуры, необходимые для обеспечения надлежащего сбора, хранения и распространения информации и данных на протяжении всего жизненного цикла проекта среди проектной группы.

Процесс управления коммуникациями

В процессе управления коммуникациями есть 3 основных шага:

План коммуникаций
Управление коммуникациями
Связь управления

План коммуникаций

Вы можете начать управлять коммуникационной стратегией своего проекта, создав план управления коммуникациями. План управления коммуникациями должен документировать требования к коммуникациям на протяжении всего жизненного цикла проекта. Некоторые из этих требований включают:

Каденция: Как часто будут рассылаться обновления?

Аудитория: Кому будут рассылаться сообщения проекта? Существуют ли разные группы для разных видов связи?

Назначение: Будут ли отчеты о ходе выполнения рассылаться на каждом этапе? Будут ли запросы на изменение переданы всем заинтересованным сторонам?

Канал: Какие каналы будут использоваться для связи?

План управления коммуникациями должен включать как можно больше деталей, чтобы были четко установлены ожидания и все заинтересованные стороны были на одной волне.

Управление связью

Теперь, когда все заинтересованные стороны согласовали план управления коммуникациями, руководитель проекта должен убедиться, что коммуникации проекта соответствуют этим рекомендациям. План коммуникаций следует рассматривать как живой документ на протяжении всего жизненного цикла проекта, но о любых изменениях следует сообщать команде проекта.

Связь управления

Не всем заинтересованным сторонам важна каждая деталь проекта. По этой причине подключайте заинтересованные стороны к коммуникациям только тогда, когда это необходимо.Создайте подгруппы заинтересованных сторон, чтобы решить, какие типы сообщений они должны получать. К ним относятся статус проекта, эффективность проекта, риски, затраты и другие. Эффективное управление коммуникациями упрощает управление проектами и избавляет руководителей проектов и членов команды от получения неактуальных обновлений и электронных писем.

По запросу: Овладение тремя аспектами управления работой: гибкость, согласованность, автономность

Блог: 10 способов улучшить управление проектами с помощью коммуникации

Средства связи

Частью плана управления связью является определение каналов, которые будут использоваться для различных типов сообщений. Вот несколько полезных инструментов для облегчения такого общения:

Обмен мгновенными сообщениями

Несмотря на то, что это один из наиболее неформальных каналов обмена сообщениями, обмен мгновенными сообщениями обеспечивает оптимизированный способ общения в режиме реального времени с командой проекта. Если вы хотите получить немедленную обратную связь, эти инструменты могут быть эффективными.

Одним из недостатков обмена мгновенными сообщениями является то, что разговоры происходят в вакууме. Ответственность за то, чтобы любые важные детали этих разговоров попали в основную систему записи проекта, зависит от руководителя проекта.

Варианты обмена мгновенными сообщениями:

Слабый
Google Встреча
Джаббер
Искра
Адиум
Команды Майкрософт

Электронная почта

В отличие от обмена мгновенными сообщениями, электронная почта является эффективным каналом для более официальных обновлений проекта, рассылаемых нескольким заинтересованным сторонам. Отчеты о ходе работы, обновления производительности и обновления изменений — это примеры сообщений, традиционно отправляемых по электронной почте.

Программное обеспечение для управления коммуникациями и управления работой

Из всех методов коммуникации программное обеспечение для управления работами обеспечивает наиболее эффективный способ передачи всех проектных сообщений. Эти решения обеспечивают централизованное расположение, в котором автоматически размещаются все сообщения на протяжении всего жизненного цикла проекта, гарантируя, что все остаются на одной странице.

Обмен мгновенными сообщениями и электронная почта имеют свои плюсы и минусы, но они разобщают общение и приводят к ненужным недоразумениям между заинтересованными сторонами.

Эффективное и действенное управление коммуникациями

Abstract

Коммуникации в наших проектах — это вызов! Есть так много людей, с которыми мы должны общаться с самого начала, вплоть до реализации и оценки — и все они хотят, чтобы с ними общались по-разному! Кроме того, наши коммуникации различаются в зависимости от роли, которую мы играем в проекте, стадии проекта, на которой мы находимся, и с кем мы общаемся. Независимо от вашей роли в проекте — вы должны научиться эффективно общаться, чтобы добиться успеха.

Несмотря на то, что при обсуждении коммуникаций по проектам мы можем пойти разными путями, в этом документе будут обсуждаться передовые методы привлечения заинтересованных сторон на раннем этапе и продолжения общения и вовлечения заинтересованных сторон и других лиц на протяжении всего жизненного цикла проекта. Кроме того, учитывая, что многие из наших проектов в настоящее время имеют виртуальную составляющую и, вероятно, мы работаем с людьми со всего мира, наши коммуникации становятся еще более сложными и сложными. Использование технологий позволяет более эффективно общаться в таких ситуациях, а также понимать культурные различия и их влияние на то, как мы обрабатываем полученные сообщения.

Помните – наша цель в общении – эффективно и результативно общаться, но , а не , постоянно и не отвлекаясь от завершения работы над проектом!

Введение

Хотя мы понимаем важность регулярных и достаточных коммуникаций для наших заинтересованных сторон — и желание общаться с ними так, как они хотели бы, — мы также должны быть практичными. Одна из наших целей как менеджеров проектов — ограничить способы общения с нашими заинтересованными сторонами — желательно, чтобы общение было таким, которое лучше всего подходит для нас, учитывая все остальное, что нам нужно сделать в проекте.Мы делаем это, потому что у нас просто нет времени поступать иначе. Однако то, что работает лучше всего для нас, не обязательно лучше всего работает для наших заинтересованных сторон. Все мы воспринимаем информацию по-разному. Некоторые из нас более визуальны, чем другие, и хотят видеть диаграммы и графики; другие предпочитают слушать, как другие сообщают им информацию через презентацию или на встрече; а третьи хотят получить информацию перед просмотром и анализом самостоятельно, а затем поговорить с кем-то о том, что они прочитали.Когда мы представляем информацию только одним или двумя способами нашим заинтересованным сторонам, мы привлекаем одних, а не других.

Затем, конечно, когда проект становится более сложным, наши сообщения должны быть более подробными, чтобы гарантировать, что мы охватим всех людей, с которыми мы должны общаться, чтобы добиться успеха. Когда мы заранее планируем наши коммуникации, мы обеспечиваем:

Повышение эффективности коммуникаций в целом, включая частоту и качество
Вовлечение отдельных лиц в инициативу посредством открытых коммуникаций
Вовлечение заинтересованных сторон в коммуникации посредством обеспечения более эффективных способ общения

В более сложных проектах, как руководитель проекта, я не хочу быть единственным, кто общается с заинтересованными сторонами.Я хочу, чтобы другие члены команды проекта могли участвовать в общении с заинтересованными сторонами на основе их опыта в отношении компонентов проекта. Это не означает, что как руководитель проекта мы отказываемся от контроля над коммуникациями, скорее, мы по-прежнему управляем коммуникациями в целом, но позволяем другим участвовать. Например, если у проекта есть заинтересованные стороны, расположенные в удаленных офисах, в идеале член проектной группы, находящийся в этом месте или поблизости от него, будет отвечать за связь с этими заинтересованными сторонами. Легче привлекать заинтересованные стороны, находящиеся удаленно, когда рядом есть кто-то, с кем они могут лично общаться и обращаться с вопросами или проблемами.

И, в качестве лучшей практики, я хочу связаться с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что общение по проекту соответствует их потребностям (а не только моим собственным потребностям как руководителя проекта). Это можно сделать, отправив короткое электронное письмо или опрос, в котором задаются три вопроса:

Что работает в том, как мы сообщаем вам о проекте?
Что не работает или неэффективно в наших коммуникациях?
Где мы можем улучшить наше общение с вами?

Для более сложных проектов, требующих значительного участия и приверженности заинтересованных сторон, я могу задавать эти вопросы раз в два месяца; для небольших инициатив я могу попросить только один раз в середине проекта.Сроки зависят от вашего проекта и ваших заинтересованных сторон.

Плохое общение и влияние на наши проекты

Когда мы плохо общаемся с нашими заинтересованными сторонами или даже с нашей проектной командой, мы оказываем огромное влияние на успех нашего проекта. Плохая связь Результаты:

2
Пропущенные сроки
Конфликты между членами команды
Отдельные члены команды движутся в разных направлениях
Снижение производительности проекта, ведущее к увеличению сроков и превышению бюджета
Отсутствие приверженности со стороны членов проектной группы в выполнении работы проекта



Отсутствие или ограниченное участие и приверженность проекту Неправильное понимание ожиданий заинтересованных сторон относительно того, что считается успехом проекта Конфликты между командой проекта и заинтересованными сторонами или между группами заинтересованных сторон Заинтересованные стороны, которые могут активно работать снова На момент завершения проекта Неудачные проекты

Иногда плохая коммуникация возникает из-за чувства перегруженности проектом или неспособности эффективно управлять конфликтом. Когда у нас есть заинтересованное лицо, которое часто жалуется или находит недостатки во всем, что мы делаем в управлении проектом, мы можем склоняться к тому, чтобы избегать этого человека. Нам, безусловно, будет легче, если нам не придется взаимодействовать с этим заинтересованным лицом помимо нашего обычного общения по проекту. Однако, когда мы не вовлекаем их и не отвечаем на их проблемы/жалобы, у нас теперь есть отстраненная заинтересованная сторона, которая может нанести ущерб проекту, не реагируя или негативно сообщая о проекте другим.

Плохая коммуникация также проявляется в чрезмерном общении с заинтересованными сторонами. Если мы будем рассылать слишком много электронных писем о проекте или назначать слишком частые встречи с заинтересованными сторонами, мы потеряем внимание и вовлеченность наших заинтересованных сторон. Должен быть тонкий баланс между слишком большим и слишком маленьким общением. Чтобы избежать дисбаланса, работайте со своей проектной командой и ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы определить:

Кому и какую информацию нужно знать?
Как часто эта информация должна передаваться/распространяться?
Какими средствами будет передаваться/распространяться информация?

Ваш план общения, обсуждаемый далее в этом документе, будет сосредоточен на том, чтобы изложить ваши ответы на эти три простых вопроса.

Влияние культурных различий на общение

Общение через культурные границы добавляет элемент сложности и сложности в наше общение по проектам. Нам необходимо рассмотреть наилучшие способы общения с другими в зависимости от ряда факторов, таких как их отношение к иерархии, их стили общения с другими, способность понимать наш язык и то, как они могут интерпретировать и обрабатывать то, что мы им говорим в нашем общении. Невербальное поведение часто является наиболее сложным, потому что люди из разных культур могут по-разному реагировать на наши движения тела, выражения лица, движения глаз и тон нашего голоса.Например, в Соединенных Штатах существует тенденция быть очень прямыми в общении и нашем подходе к другим; однако в других культурах, например, в некоторых частях Азии, существует тенденция говорить более косвенно и мягко (Brislin, 2008, стр. 34). В качестве другого примера, мы можем использовать жесты рук, чтобы донести свою точку зрения; однако в некоторых частях Азии преувеличенные жесты рук или драматическое выражение лица отвлекают внимание и считаются грубыми. Или мы можем спросить заинтересованные стороны, есть ли у них вопросы по проекту, и никто не слышит, что все согласны и понимают, что должно произойти и где они нужны.Только чтобы узнать, что в культуре, с которой мы взаимодействовали, задавать вопросы не является обычной практикой, поскольку это рассматривается как критика говорящего или проявление слабости со стороны спрашивающего. Существует ряд ресурсов (некоторые из них перечислены в ссылках в этой статье), которые помогут нам понять, как другие общаются и как они ожидают, что с ними будут общаться. Понимание различных культур позволяет нам более эффективно адаптировать наше общение к этим людям.

Если вам необходимо общаться через границы с заинтересованными сторонами, которые могут ограниченно говорить по-английски, попробуйте следующие передовые методы: презентации использовать визуальные эффекты и диаграммы, чтобы помочь донести свои идеи

использовать простую терминологию – не использовать сленг, жаргон или термины, которые могут быть непонятны всем

говорить четко и задавать конкретные вопросы, а не «да», «нет» или «вы понимаете»

Будьте в курсе невербальных сигналов от заинтересованных сторон, которые могут указывать на непонимание

Барьеры для эффективного общения с заинтересованными сторонами представляют собой сочетание культурных предубеждений (наши впечатления о других), неосведомленность о культурных различиях, языковые различия, этноцентризм и плохие навыки слушания (Брислин, 2008). Когда мы учимся преодолевать эти барьеры и общаться инклюзивно, мы лучше понимаем, как заинтересованные лица из разных культур слышат и обрабатывают то, что мы говорим им в наших сообщениях.

Компоненты простого плана общения

Ваш простой план общения должен включать следующие элементы:

С кем вы будете общаться (например,например, группа руководства)
О чем будет сообщаться (например, отчет о состоянии проекта)
Когда вы будете сообщать (например, ежемесячно)
Как вы будете общаться (например, на собрании руководства)
Формат для вашего общение (например, презентация на собрании)

Простой план общения позволяет получить общий обзор вашего общения с заинтересованными сторонами. Сосредоточив внимание на группах заинтересованных сторон (например, на руководящей группе), он обеспечивает более эффективное и действенное общение.Если для этого нет веских причин, я хочу, чтобы заинтересованные стороны были сгруппированы для общения, а не общались с каждым отдельным заинтересованным лицом. Это позволяет мне лучше контролировать общение и управлять им в целом, а также сократить время, затрачиваемое на общение.

Компоненты подробного плана коммуникации

Ваш подробный план коммуникации должен включать гораздо больше информации о ваших заинтересованных сторонах и ваших коммуникациях с заинтересованными сторонами, включая рекомендации по распространению информации о проекте и о том, как информация будет собираться от заинтересованных сторон.

Зафиксируйте следующие элементы в более подробных планах коммуникации:

Список всех заинтересованных сторон (индивидуальные имена), включая их обязанности по проекту и контактную информацию (вместе с разницей в часовых поясах, где они существуют)
Требования к информации о заинтересованных сторонах по группам и/или физическое лицо
Требования к тому, как информация будет распространяться среди заинтересованных сторон, включая:
Что будет сообщаться (например, отчет о состоянии, бюджет проекта)
Сроки для сообщений
С кем вы общаетесь (например,например, группа заинтересованных сторон и/или отдельное лицо)
Лицо в команде, ответственное за коммуникационный компонент
Как вы будете распространять информацию (например, по электронной почте, через презентацию, через портал)
Требования к тому, как информация будет собирается и сообщается, в том числе:
Какая информация требуется от заинтересованных сторон (например, информация о бюджете, масштабе проекта)
Член группы, ответственный за сбор и представление информации
Заинтересованное лицо, ответственное за передачу/обмен информацией
Сроки выполнения
Руководство по сбору и распространению информации
Как будет храниться информация о проекте
Утвержденные методы и технологии коммуникации

управление различными заинтересованными сторонами, которые должны c вносить значительный вклад в проект и/или управлять заинтересованными сторонами, которые очень детально ориентируются в своем подходе к проекту.

Планы связи должны регулярно обновляться. По мере того, как проект меняется и развивается, ваши коммуникации по проекту должны будут меняться. Вы также можете определить новые заинтересованные стороны, с которыми вы должны общаться иначе, чем с текущими заинтересованными сторонами.

Режимы и стили связи

Существует множество режимов и стилей связи. Режимы имеют особое значение в зависимости от вашей заинтересованной аудитории, того, что вы сообщаете, и насколько важно это сообщение для проекта.Стили основаны на наших собственных предпочтениях в общении и получении сообщений.

Люди общаются, используя различные коммуникативные стили вдоль континуума (Arredondo, 2000, стр. 53), который включает пассивный на одном конце – экспрессивный в середине – агрессивный на другом конце. Существует также возможность пассивно-агрессивного коммуникатора, который быстро перемещается от одного конца континуума к другому. Хорошо сбалансированный коммуникатор «выразителен» (Арредондо, 2000, стр. 55). Как руководитель проекта вы хотите быть «выразительным» в своих коммуникациях.Менеджеры проектов, которые экспрессивны в своих коммуникациях, могут лучше вовлекать заинтересованные стороны и поддерживать их приверженность на протяжении всей проектной инициативы. Они эффективно общаются, обеспечивая двусторонний разговор с заинтересованными сторонами. Они вовлекают своих заинтересованных лиц с помощью эффективных навыков слушания, общаясь неконфронтационным, но откровенным способом, чтобы установить доверие и улучшить общение в целом.

При общении с широкой аудиторией, особенно в сложных проектах с заинтересованными сторонами из разных мест, используйте различные способы или каналы для общения.Безусловно, чем сложнее проект, тем больше способов будет использоваться для охвата наибольшего числа заинтересованных сторон удобным для них способом. Для более простых проектов может быть достаточно общения через несколько встреч и/или по электронной почте.

Способы или каналы для общения могут включать:

Встречи один на один/случайные беседы в коридоре или в кафе для тех, кто живет рядом с вами
Встречи небольших групп или отделов
Все сотрудники встречи
Обед и обучение или встречи в нерабочее время
Внутренний веб-сайт или портал, созданный специально для проекта
Электронная почта
Технология чата
Информационные бюллетени проекта
Виртуальные встречи
Конференц-звонки/видеоконференции. Чем больше методов используется для информирования о проекте, тем больше у меня шансов привлечь заинтересованные стороны и поддерживать их участие.В качестве наилучшей практики я делаю экономическое обоснование проведения одной личной встречи с заинтересованными сторонами с 90 380 до 90 381 до начала проекта и, в идеале, еще одной встречи в конце проекта. В моем первом общении с заинтересованными сторонами я делюсь различными способами, которые я буду использовать для общения (например, электронные письма раз в две недели, ежемесячные встречи с заинтересованными сторонами и т. д.), и спрашиваю людей, есть ли определенные способы, которые будут работать для них лучше, чем другие. Это особенно важно при работе с заинтересованными сторонами из разных стран или удаленными/виртуальными заинтересованными сторонами.
Коммуникация для виртуальных групп
При работе с виртуальными командами — как это делает большинство менеджеров проектов в наши дни — вы должны быть уверены, что на раннем этапе настроили необходимые процессы и процедуры для эффективной коммуникации в команде. Подобно необходимости управлять коммуникациями с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить более эффективное и действенное общение, вы должны делать то же самое со своей проектной командой. В противном случае вы рискуете потратить слишком много времени на общение с командой и между ними и пренебречь заинтересованными сторонами и/или своим проектом.
Вовлекайте команду в планирование коммуникации и процессов и процедур коммуникации. Вовлеченные члены команды более склонны следовать правилам и участвовать в общении.
При разработке плана коммуникации с членами виртуальной команды и между ними включите следующие компоненты:
Что необходимо сообщить и когда
Как будет происходить общение – от кого к кому в команде
Какие способы связи/ каналы будут использоваться для связи
Время отклика связи (т.например, четыре часа для электронной почты, два часа для экстренных случаев и т. д. – с учетом разницы в часовых поясах, праздников и отпусков)
Статус связи (например, приоритетный, важный, рутинный, только информация и т. д. – включите статус в строке темы каждого сообщения – особенно для сложных проектов, требующих частого обмена сообщениями, например, ПРИОРИТЕТ: обновленный план проекта)
Время регулярного обмена сообщениями (например, еженедельно, раз в две недели)
Также важно указать режимы для конкретных коммуникаций.Например, команда может использовать электронную почту для «необходимой информации», обмен мгновенными сообщениями в экстренных случаях или портал для совместной работы для обмена документами.
Как и в случае с планами коммуникации с заинтересованными сторонами, планы командных коммуникаций необходимо регулярно оценивать, чтобы убедиться, что они по-прежнему эффективны и имеют смысл. Изменения в проекте, новые члены команды, присоединяющиеся к команде, или другие, покидающие команду, новые заинтересованные стороны и т. д. — все это влияет на план коммуникации.
Эффективное использование технологий для общения в глобальной среде
Используйте технологии для обеспечения более эффективного и действенного общения с заинтересованными сторонами и другими лицами. При выборе соответствующей технологии учитывайте такие проблемы, как:
Отсутствие конкретной технологии в конкретной стране или отсутствие достаточного доступа к этой технологии
Отсутствие или ограниченное знание технологии; не знаете, как им пользоваться
Использование неподходящей технологии для выполнения задачи
Чрезмерное использование технологий, что приводит к сокращению личного общения
Рассмотрите возможность использования любого из следующих инструментов/технологий для эффективного общения в глобальной среде:
Использование Skype , Webex, NetMeeting или другие инструменты для виртуальных совещаний, включая виртуальные доски
Использование порталов для совместной работы (Microsoft SharePoint, GoogleDocs) или сайтов интрасети
Обмен мгновенными сообщениями/текстовыми сообщениями
Электронная почта
Телефон/аудио- или видеоконференции
Использование Разнообразие методов обеспечивает более активное участие различных заинтересованных сторон — от более простых (телефонный звонок или электронная почта) до более сложных методов (портал для совместной работы), чтобы удовлетворить различные потребности и уровни комфорта с помощью технологии. В качестве наилучшей практики для более сложных проектов предоставьте заинтересованным сторонам и членам команды раздаточный материал с описанием технологий, которые будут использоваться, как они будут использоваться, как получить к ним доступ и любую другую соответствующую информацию, чтобы повысить уровень использования инструмента и уровень комфорта.
Обязательно используйте соответствующий инструмент/технологию для соответствующей ситуации (Derosa & Lepsinger, 2010, стр. 143). Например, для обмена информацией с заинтересованными сторонами или получения ответов на вопросы по проекту вы можете использовать телеконференции, электронную почту, виртуальные встречи или сайт для совместной работы.Однако, если вы хотите провести мозговой штурм с заинтересованными сторонами, чтобы решить проблему или определить, следует ли расширить объем проекта, вы можете использовать виртуальные собрания или сайт для совместной работы для совместной работы, поскольку конференц-связь или электронная почта не будут очень эффективными.
Портал для совместной работы — это отличный инструмент для «одного окна» для всего, что связано с проектом. Использование портала для совместной работы может уменьшить количество сообщений с заинтересованными сторонами, поскольку они могут использовать портал для:
отчетов о состоянии
графика/графика проекта
документации/информации проекта
доступа к каталогу членов команды
форума задавать вопросы о проекте или регистрировать вопросы/проблемы
Чем сложнее ваш проект, тем эффективнее вы можете управлять общением с заинтересованными сторонами с помощью решения портала.Вы можете использовать портал для обмена всеми сообщениями о проекте и устранения необходимости в чрезмерных личных, виртуальных или аудиоконференциях. В таких ситуациях назначьте несколько первоначальных встреч с заинтересованными сторонами, а затем переведите их на использование портала для будущих стандартных коммуникаций, таких как отчеты о состоянии проекта. Однако, если вы выберете этот подход, обязательно проводите встречи с заинтересованными сторонами, по крайней мере, время от времени — будь то раз в два месяца или раз в квартал для более длительных проектов, и проводите последнюю встречу, чтобы подвести итоги проекта (встреча по извлечению уроков).Конечно, если необходимо принять решение, или возникнут проблемы в проекте, или возникнут чрезвычайные обстоятельства, восстановите встречи с заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить постоянное взаимодействие и участие, а не полагайтесь на портал для этих сообщений.
Резюме
Если мы не запланируем общение с заинтересованными сторонами на раннем этапе проекта, мы рискуем либо потратить слишком мало времени на общение, чтобы отвлечь наших заинтересованных лиц, либо потратим так много времени на неэффективное общение, что мы не можем эффективно управлять нашим проектом.Планирование коммуникации означает, что мы тратим время на то, чтобы понять наших заинтересованных лиц и то, как они хотят, чтобы с ними общались, чтобы мы могли вовлечь их в проект и получить то, что нам нужно для эффективного достижения целей проекта.
При работе с виртуальными заинтересованными сторонами, принадлежащими к разным культурам, понимание их коммуникативных потребностей и ожиданий имеет важное значение для достижения успеха. Культурные различия могут оказать негативное влияние на нашу коммуникацию по проекту, когда мы верим, что можем просто общаться, как всегда, не принимая во внимание потребности других.Если вы потратите время на построение отношений и понимание ваших заинтересованных сторон, вы сможете улучшить коммуникацию.
Используйте различные способы связи, чтобы охватить наибольшее количество заинтересованных сторон, поддерживая их вовлечение и поддерживая общение удобным для них способом. Использование технологий позволяет лучше контролировать коммуникации, особенно в сложных глобальных проектах.
Лучше всего выделить время заранее до официального начала проекта , чтобы разработать план коммуникаций и наметить способы и инструменты, которые будут использоваться для коммуникаций.Проверьте эту информацию с вашими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что она будет соответствовать их потребностям.
Чем эффективнее вы общаетесь со своими заинтересованными сторонами, тем больше они будут вовлечены и привержены проекту, что позволит повысить его успех.
Этот материал был воспроизведен с разрешения владельца авторских прав. Несанкционированное воспроизведение этого материала строго запрещено. Для получения разрешения на воспроизведение этого материала, пожалуйста, свяжитесь с PMI или любым указанным автором.
© 2013, Джина Абуди, MBA
Первоначально опубликовано как часть материалов PMI Global Congress Proceedings 2013 – Новый Орлеан, Луизиана
Вашим руководителям необходимо лучше общаться с сотрудниками
Вашим руководителям необходимо лучше общаться с сотрудниками
01 июн, 2020
Управление бизнесом, лидерство и управленческая коммуникация
Вашим руководителям необходимо лучше общаться с сотрудниками, если вы хотите иметь высокоэффективную организацию.Но сначала эти руководители должны привлечь и вдохновить ваших менеджеров среднего звена. Согласно исследованию, проведенному для UK Chartered Management Institute, они являются ключом к вовлеченности сотрудников. Но сами менеджеры среднего звена нуждаются в хороших каналах связи с высшим руководством, чтобы задействовать собственный персонал. К сожалению, хороший контакт сверху случается слишком редко, согласно опросу Gatehouse 2018 года о вовлеченности сотрудников и внутренней коммуникации.
Плохая коммуникация менеджеров среднего звена является самым большим препятствием для успешной внутренней коммуникации, согласно опросу, в котором приняли участие 650 специалистов по коммуникациям со всего мира, из которых 57% находились в Великобритании и 20% в США.Менеджеры среднего звена играют центральную роль в управлении и руководстве сотрудниками, и все же высшее руководство часто ставит их в тупик.
Отключено и отключено
Опрос CMI показал, что многие менеджеры среднего звена, похоже, не заинтересованы и разочарованы тем, как с ними обращаются. В свою очередь, это мешает им эффективно общаться со своими непосредственными подчиненными.
По моему собственному опыту, я сам видел некоторые из этих плохих коммуникаций со стороны высшего руководства. Например, в качестве менеджера по корпоративным вопросам (и главного специалиста по связям с общественностью) я присутствовал на собраниях руководства электроэнергетической компании вместе со своим начальником Ненадом, молодым и амбициозным генеральным директором.Ненад проводил брифинги для 6 менеджеров среднего звена нашего подразделения после каждого собрания руководителей. К моему удивлению, он выборочно искажал свой устный отчет о дискуссиях на исполнительных собраниях таким образом, что казалось, что он играет гораздо более важную роль, чем на самом деле. Это было сюрреалистично — почти как будто он рассказывал совсем о другой встрече. Другие менеджеры в нашем отделе поверили бы ему на слово и, несомненно, были бы пойманы на том, что он искажал информацию о собраниях руководителей, когда им приходилось передавать информацию своим сотрудникам.
Что менеджерам среднего звена нужно от топ-менеджмента
Как коммуникатор, особенно если вы менеджер среднего звена, исследование CMI будет актуальным. Менеджеры среднего звена хотят видеть своих лидеров более сильными и лучшими коммуникаторами. Они демонстрируют мощное стремление к честности — единственному наиболее важному фактору доверия — и к пониманию мотивов и причин действий своих лидеров. Они хотят честных отношений с высшим руководством, что требует эффективного и четкого общения сверху.Но опросы показывают, что руководителям нужно лучше общаться. Опрос CMI обнаружил:
Четверо из пяти менеджеров среднего звена (80%) считают, что они очень важны для создания атмосферы доверия на рабочем месте.
Доверие считается критически важным для эффективности организации 85% менеджеров среднего звена и 88% руководителей высшего звена.
Только 36% британских менеджеров среднего звена говорят, что в значительной степени доверяют своему бизнес-лидеру.
Всего 53% менеджеров среднего звена считают, что могут доверять тому, что говорит им их организация.
Совершенствование стиля высшего руководства и коммуникации
Стиль управления и плохая коммуникация являются ключевыми факторами, влияющими на доверие. Менеджеры среднего звена сомневаются в порядочности руководителей высшего звена:
Только 37% менеджеров среднего звена согласны с тем, что их команда руководителей прозрачна в своих решениях и действиях
41% менеджеров среднего звена описывают стиль управления в своей организации как бюрократический, а 35% — как авторитарный.
Доверие личное.Для укрепления доверия ничто не сравнится с личным общением лицом к лицу. Снова и снова участники опроса подчеркивали важность и ценность, которые они придают бизнес-лидеру, который взаимодействует со всеми в бизнесе и информирует сотрудников открытым и честным образом. Нет сомнений в том, что руководителям необходимо лучше общаться. Когда они хорошо общаются, эффект впечатляет.
Я сам могу за это поручиться. В какой-то момент я работал по контракту менеджером по связям с общественностью государственной службы международной инжиниринговой компании с оборотом в миллиард долларов, головной офис которой находился на другом конце страны, в 4 часах полета. Однажды я обнаружил, что генеральный директор прибыл из головного офиса на финансовую встречу с высшим местным техническим руководством. Во время одного из его перерывов я видел, как он шел по коридору, представлялся и болтал с местным персоналом в их офисах, а также со мной, когда я проходил мимо. Никакой суеты, никакой драмы. Я был очень впечатлен и сильно помню этот опыт по сей день. (Мне как подрядчику было немного сложно убедить местное руководство вовлечь национального генерального директора в некоторые избранные, более широкие, но краткие коммуникационные мероприятия, которые можно было организовать для начальника, но такова жизнь.)
7 советов, как заставить высшее руководство эффективно общаться с сотрудниками
Опросы снова и снова показывают, что руководители должны лучше общаться в дальнейшем. Поэтому постарайтесь реализовать эти ключевые действия в своем стремлении добиться большей поддержки коммуникаций со стороны высшего руководства. Вы не добьетесь существенного прогресса в улучшении внутренней коммуникации в целом, пока топ-менеджеры не начнут оказывать ощутимую поддержку, и поэтому все сотрудники не будут воспринимать их как отстаивающих путь хорошим примером. Когда они начнут демонстрировать свою поддержку, они будут влиять и на менеджеров среднего звена.
1. Начните с изучения собственной стратегической осведомленности
Чтобы добиться успеха в любой коммуникационной роли, нам необходимо убедиться, что мы обладаем обширными организационными знаниями. Слишком часто мы считаем себя специалистами по коммуникациям, не прилагая усилий (обычно из-за нехватки времени), чтобы понять роли других отделов. Нам нужно достаточно знать об административных и операционных ролях, чтобы мы могли говорить на их языке и чувствовать себя комфортно, используя их профессиональный жаргон.Преодоление разрыва жизненно важно.
Внутренняя связь часто предоставляется младшим коммуникаторам. Даже если вы младший, вы можете заявить о себе, активно изучая язык других отделов, а также прилагая усилия для посещения районов операций, чтобы узнать о передовой.
Нам необходимо понять образ мышления совета директоров и генерального директора, чтобы мы могли реагировать на их приоритеты и гарантировать, что мы принимаем во внимание общую картину, думая стратегически. Постарайтесь получить доступ к документам и отчетам, представленным совету директоров и руководителям.Возможно, ваш босс позволит вам прочитать некоторые из неконфиденциальных документов. Это даст вам внутреннее знание мышления на самых высоких уровнях. Когда у вас будет доступ к более высокоуровневому контенту, вы лучше поймете, что руководителям необходимо лучше общаться
Кроме того, эта статья «Формула для получения одобрения ваших стратегий со стороны руководства» может оказаться полезной, когда вы представляете бизнес-обоснование высшему руководству.
2. Используйте данные для поддержки вашего дела
Числа — это то, к чему прислушивается руководство.Сообщите о своих результатах внутренним заинтересованным сторонам — это лучший способ дать им понять, что внутренняя коммуникация имеет стратегическое значение. Когда вы говорите о преимуществах определенного проекта с точки зрения бизнес-результатов, а не просто результатов, высшее руководство слушает вас более внимательно.
Вместо необоснованных заявлений о важности внутренней коммуникации используйте факты в поддержку своей позиции. Вы можете выделить отраслевые исследования, показывающие, что организации, которые хорошо умеют общаться, явно работают лучше.Создавайте регулярно обновляемый «буклет» соответствующих данных, тематических исследований и ключевых моментов, которые вы хотите сделать, и ссылайтесь на них на встречах, в отчетах, в стратегиях коммуникации и во взаимодействии с другими людьми во время повседневных коммуникационных задач.
Запросите возможность представить коллегам и другим отделам коммуникацию в рамках стратегии внутренних отношений с заинтересованными сторонами. Всякий раз, когда вы можете, соотносите свою коммуникационную деятельность с целями вашей организации и подразделения. Вам нужно будет повторять это часто, чтобы оказать влияние.Это показывает, что вы имеете в виду стратегическую цель как основу для повседневных задач.
Используйте информацию об изменениях, чтобы получить активную поддержку высшего руководства
Все организации постоянно претерпевают изменения, которые имеют решающее значение для их будущего, особенно из-за последствий COVID. Поэтому обращайтесь к данным о программах изменений, потому что высшее руководство примет это к сведению. Примером может служить то, как данные Towers Watson послужили основой для их вывода о том, что компании с высокой эффективностью в управлении изменениями и коммуникации имеют в 3,5 раза больше шансов значительно превзойти своих коллег по отрасли, чем фирмы, которые не эффективны в этих областях.Менеджеры среднего звена в этом жизненно важны:
Когда менеджеры хорошо обучены и информированы, они представляют собой неиспользованный ресурс, который может создать культуру и управлять поведением, необходимым для развития конкурентного преимущества. Опять же, менеджеры среднего звена зависят от информации, доступной на более высоких уровнях в организации, и поэтому всегда очевидно, что руководители должны лучше общаться.
Хорошая внутренняя коммуникация помогает построить гибкую организацию
Этот вывод подтверждается результатами опроса членов Совета конференции, проведенного в 2018 г. , «Изобретение организации в эпоху цифровых технологий.В ходе этого опроса генеральным директорам и руководителям высшего звена было предложено определить 5 главных черт, компетенций и характеристик, которые, по их мнению, являются наиболее важными для того, чтобы стать действительно гибкой организацией. В целом, коммуникация заняла второе место в отношении «открытой и прозрачной культуры высказываний» и «эффективного общения на всех уровнях; общаться последовательно и прозрачно», как показано ниже:
Использование этого типа данных, особенно в отношении чего-то столь важного, как информирование об изменениях, позволит вам представить лицам, принимающим решения, веские доводы в пользу того, что более эффективное информирование улучшит итоговые результаты.Это также, вероятно, послужит веским аргументом в пользу увеличения финансирования ваших внутренних коммуникационных инициатив.
Получите поддержку высшего руководства в разработке стратегии коммуникации с менеджерами для проекта управления изменениями и убедитесь, что инициатива активно поддерживается вашим генеральным директором и высшим руководством. Это поможет высшему руководству в целом признать необходимость более тесного общения сверху.
Опросы внутренней коммуникации ценны
Могут быть проведены опросы внутреннего общения и фокус-группы сотрудников, которые включают вопросы об удовлетворенности сотрудников общением со средним и высшим руководством, а также о возможностях сотрудников общаться с вышестоящими.Это даст прямые и убедительные доказательства того, что старшие менеджеры должны лучше общаться, особенно когда на карту поставлено будущее организации. Я нашел фокус-группы особенно ценными – и они имеют минимальные затраты. Отдельные участники понимают, что их личность защищена, и обычно готовы высказывать свое мнение достаточно открыто, что можно указать в ваших отчетах высшему руководству.
3. Развитие внутренних союзников
Возможно, вы сможете присутствовать на собраниях руководителей, но если вы недостаточно высокопоставленны, чтобы присутствовать на этих собраниях, наладьте прочные отношения с отдельными менеджерами, входящими в команду высшего руководства.
Вы можете отчитываться непосредственно перед старшим менеджером, который может заняться вашими вопросами, или вы можете встретиться с другими старшими менеджерами по договоренности, чтобы сообщить им о проблемах с общением. Всегда есть старшие менеджеры, которые могут помочь коммуникаторам получить поддержку или активное участие генерального директора.
Активно сотрудничайте со своим менеджером по персоналу
Влияйте на своего менеджера по персоналу, чтобы он стал вашим сильным союзником, работая вместе над общими внутренними проблемами. Используйте возможность рассказать им о ценности хорошей коммуникации, особенно в программах изменений (используя данные отраслевых тематических исследований и т. д.).Укажите, как хорошее общение играет центральную роль в хорошей корпоративной культуре и вовлеченности, а также является важным средством достижения организацией своей миссии и целей.
Как показывает исследование Gatehouse, менеджеры среднего звена очень зависят от получения информации от высшего руководства, они стремятся найти союзников среди других менеджеров среднего звена, чтобы они могли повлиять на своих боссов, чтобы заставить генерального директора и руководителей высшего звена быть более откровенными с более качественной информацией. Это еще один способ показать, что руководители должны лучше общаться.
Исследование CMI показывает, что пять наиболее желательных моделей поведения, которые менеджеры среднего звена ожидают от высшего руководства:
Раскрывают свои мысли по важным вопросам (63%)
Признать свои ошибки (54%)
Поощрять людей поднимать вопросы (51%)
Вдохновить их на деловые амбиции и стратегию (48%)
Действовать в соответствии с ценностями компании (46%)
4. Организация проведения высшим руководством брифингов для менеджеров среднего звена
Как уже говорилось, руководителям необходимо лучше общаться, и поэтому вы можете улучшить отношения своего высшего руководства с менеджерами среднего звена, организовав для них инструктаж менеджеров среднего звена по соответствующим вопросам.Вы можете распределять обновления от высшего руководства до менеджеров среднего звена, настроив эксклюзивное приложение, такое как Slack, интранет-канал управления или подобное. Это может быть использовано для быстрой передачи корпоративных новостей и управленческой информации. Обеспечьте регулярное обновление контента, чтобы поддерживать интерес целевой аудитории.
5. Помните о силе MBWA – и слушайте
Концепция «Управление путем обхода» (MBWA) существует уже несколько десятилетий и до сих пор является одним из наиболее эффективных способов для высшего руководства быть в курсе того, что происходит на низовом уровне.Найдите последние данные о сохраняющейся ценности MBWA и продолжайте продвигать их. Это спонтанный акт, который может вызвать спонтанную реакцию сотрудников. Это дает вам возможность увидеть их в действии и узнать больше непосредственно о том, что они делают каждый день. А если серьезно, то это способ проверки продуктивности сотрудников с помощью неожиданного визита.
Неотъемлемой частью процесса является задавание большого количества вопросов всем, от руководителей других отделов до помощников по административным вопросам и охранникам. Каждый может поделиться информацией о каком-либо аспекте бизнеса.
MBWA — это очень эффективный способ выслушать передовых сотрудников и смоделировать их поведение для руководителей групп. Это также повышает моральный дух сотрудников. Если это делает менеджер среднего звена или старший менеджер более высокого уровня, он может общаться с сотрудниками, которые обычно не видят руководителей такого высокого уровня. Менеджер лучше узнает их и их работу. Сотрудники будут чувствовать, что начальство заботится об их работе.
К сожалению, из-за давления на работе многие руководители отказываются от этого варианта, поэтому регулярно напоминайте им, чтобы они продолжали это делать — на том основании, что руководители должны лучше общаться.Опросы персонала покажут, насколько высоко сотрудники ценят личное присутствие высшего руководства.
MBWA помогает менеджерам в отношениях со своей командой
Поскольку руководителям необходимо лучше общаться с сотрудниками, MBWA дает им возможность лично связаться с сотрудниками, если не все они работают удаленно. Скотт Бейтман советует в статье Medium за 2018 год: «Управление путем обхода: мотивация и развитие персонала, которым должны руководствоваться:
Поговорите с другими менеджерами на важные темы.
Поощряйте и хвалите сотрудников за недавнюю хорошую работу, а не с помощью обезличенного электронного письма.
Получите более точное представление о том, что люди на самом деле думают, по их выражению лица и другому языку тела.
Следите за тем, работают ли сотрудники или бездельничают. Даже если они работают, менеджер может получить важную информацию о том, перегружены ли они работой или нет.
Укрепляйте отношения, что гораздо проще сделать лично, чем по телефону или электронной почте.
Узнайте лично, как на самом деле выполняются некоторые задачи, что полезно для более эффективного планирования и управления.
6. Используйте внутренние социальные сети
Использование внутренней деятельности в социальных сетях является развивающейся областью. Растет интерес и согласие руководителей использовать социальные сети для взаимодействия с внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Конечно, примите это, если ваш голос генерального директора воспринимается как аутентичный и сообщает о соответствующем содержании. Убедитесь, что часть контента стратегически поддерживает роль менеджеров среднего звена.
7. Акцент на моделировании ролей
Моделирование хорошего поведения при общении — краеугольный камень культуры общения в организации. И часто именно здесь вступают внутренние коммуникаторы. Руководителям нужно лучше общаться, и нам нужно работать с ними, чтобы продолжать предлагать способы, подобные описанным выше, с помощью которых они могут участвовать в хорошем внутреннем общении.
Дальнейшее чтение
В этой статье «Как улучшить общение менеджеров среднего звена» объясняется, как заставить менеджеров среднего звена лучше общаться со своими непосредственными подчиненными.Этот тип улучшенного общения также может помочь вашим карьерным перспективам. Кроме того, вы можете прочитать мою статью о том, как укрепить свои карьерные перспективы в качестве менеджера среднего звена.
О Ким Харрисон — авторе, редакторе и кураторе контента
Ким Харрисон, основатель и директор Cutting Edge PR, любит делиться действенными идеями и информацией о профессиональном общении и управлении бизнесом.Он имеет большой опыт работы менеджером по корпоративным вопросам, консультантом, автором, лектором и генеральным директором некоммерческой организации. Ким является научным сотрудником и бывшим членом национального совета Австралийского института по связям с общественностью. В течение 7 лет он руководил государственной программой профессионального развития, помогая многим практикующим врачам укрепить свои коммуникативные навыки. Люди из 115 стран извлекают пользу из практических знаний, которыми он делится в своем ежемесячном информационном бюллетене и в своих книгах, доступных на сайте cutedgepr.ком.
Управленческая коммуникация — Открытая библиотека учебников
Отзыв Джоди Бауэрс, доцента Колледжа Ансилла, 17. 12.19
Полнота
рейтинг:
5
видеть меньше
Я считаю, что этот текст отлично подходит для решения многих областей делового и управленческого общения. Автор охватывает основы, которые я ожидал бы найти в классе делового и профессионального общения.Мне особенно нравится, что текст написан и отформатирован в такой сжатой форме, потому что именно этого мы ожидаем от наших студентов в этом классе. Содержание также написано таким образом, что позволяет преподавателям сделать предмет своим собственным и соответствовать потребностям отдельных классов. Он не перегружен наполнителями и ненужной информацией, как многие другие тексты делового общения. Я также ценю то, что автор ссылается на многие внешние статьи, веб-сайты и инфографику по всему тексту, чтобы, если преподаватель хотел бы углубиться в какую-либо конкретную область, у него было бы с чего начать.
Точность содержания
рейтинг:
5
Насколько я могу судить, содержимое выглядит точным, актуальным, безошибочным и беспристрастным.
Актуальность/долговечность
рейтинг:
5
Лично я считаю, что этот текст будет служить надежным ресурсом в течение нескольких лет, прежде чем его потребуется полностью переписать. Включенные примеры, цитаты, статьи и т. д. являются достаточно свежими, чтобы удерживать внимание читателя, не устаревая в течение короткого периода времени.
Ясность
рейтинг:
5
Текст очень легко читается и понимается.При необходимости поясняется любой специальный жаргон или техническая терминология. Цитаты выпускников или профессионалов также дают отличный контекст для рассматриваемых концепций.
Последовательность
рейтинг:
5
Терминология, используемая в тексте, остается последовательной, профессиональной и лаконичной.
Модульность
рейтинг:
5
Текст разбит на короткие разделы для чтения с большим количеством пробелов на каждой странице. Он отформатирован почти так, как будто это наглядная презентация, привлекающая внимание.Страницы не содержат большого количества текста, который утомлял бы читателей. Контент написан небольшими блоками и маркированными списками, что имитирует стиль делового письма. Кроме того, система цветового кодирования, используемая в тексте, очень помогает читателям не сбиться с пути. В целом, я очень ценю стиль этого учебника.
Организация/Структура/Поток
рейтинг:
5
Организация и структура текста работают хорошо. Логично переходить от одного конкретного навыка к другому.
Интерфейс
рейтинг:
5
Проблем с интерфейсом, проблем с навигацией, искажений изображений/диаграмм или каких-либо других отвлекающих особенностей отображения не обнаружено. Текст очень удобный.
Грамматические ошибки
рейтинг:
5
Грамматических ошибок не заметил.
Культурная значимость
рейтинг:
5
Текст охватывает основные навыки, применимые ко всем профессионалам. Были включены культурно разнообразные примеры.
Комментарии
Это отличная книга.Я с нетерпением жду возможности включить ее в свой курс делового и профессионального общения в качестве дополнительного чтения.